Firmenkleidung für Messegesellschaften, Eventagenturen und Veranstaltungspersonal in großen Stückzahlen
Messegesellschaften, Eventagenturen und Veranstaltungsdienstleister benötigen häufig innerhalb kurzer Zeit große Mengen einheitlicher Teamkleidung. Je nach Veranstaltung müssen nicht nur fest angestellte Mitarbeiter, sondern auch Aufbauhelfer, Hostessen, Techniker, Sicherheitskoordinatoren, Einlasspersonal, Servicekräfte und temporäre Aushilfen ausgestattet werden.
Die Anforderungen unterscheiden sich deutlich von klassischer Firmenkleidung für den Büroalltag. Veranstaltungskleidung muss häufig zu einem bestimmten Termin verfügbar sein, auf einer großen Fläche gut erkennbar bleiben und unterschiedliche Funktionen sichtbar voneinander abgrenzen.
Hinzu kommt, dass viele Textilien nur für eine einzelne Messe, ein Festival, eine Produkteinführung oder eine Veranstaltungsreihe benötigt werden. Andere Kleidungsstücke sollen über mehrere Jahre für unterschiedliche Events verwendet und regelmäßig nachbestellt werden.
Ein durchdachtes Bekleidungskonzept unterscheidet deshalb zwischen dauerhaft einsetzbarer Firmenkleidung und veranstaltungsbezogener Aktionskleidung. Auf diese Weise lassen sich Kosten, Lagerbestände und organisatorischer Aufwand besser kontrollieren.
Das Wichtigste auf einen Blick
Firmen- und Teamkleidung für größere Veranstaltungen sollte:
auf große Stückzahlen ausgelegt sein
verschiedene Funktionen klar kennzeichnen
zu Veranstaltung, Marke und Zielgruppe passen
für Innen- und Außenbereiche geeignet sein
unterschiedliche Wetterbedingungen berücksichtigen
in vielen Größen verfügbar sein
kurzfristige Personaländerungen einplanen
nach Teams, Einsatzorten oder Schichten sortierbar sein
teilweise neutral wiederverwendbar bleiben
mit Stickerei oder Textildruck veredelt werden können
rechtzeitig vor dem Veranstaltungstermin produziert werden
Reservemengen für Aushilfen und Größenwechsel enthalten
Typische Textilien sind:
T-Shirts
Poloshirts
Funktionsshirts
Longsleeves
Sweatshirts
Hoodies
Sweatjacken
Fleecejacken
Softshelljacken
Westen
Regenjacken
Caps
Mützen
Schürzen
Hemden und Blusen
Warum ist einheitliche Kleidung bei Veranstaltungen wichtig?
Auf größeren Veranstaltungen arbeiten viele Personen gleichzeitig in unterschiedlichen Aufgabenbereichen. Besucher müssen schnell erkennen können, an wen sie sich mit einer Frage wenden können.
Einheitliche Kleidung erleichtert die Erkennung von:
Informationspersonal
Einlassmitarbeitern
Akkreditierungsteams
Servicepersonal
Technikern
Aufbauhelfern
Veranstaltungsleitern
Gästebetreuern
Medienbetreuern
Sicherheitskoordinatoren
Cateringpersonal
Ausstellerservice
Auf weitläufigen Messegeländen, Festivals oder Firmenveranstaltungen trägt eine gut sichtbare Teamkleidung zur Orientierung bei. Gleichzeitig vermittelt sie einen strukturierten und professionellen Gesamteindruck.
Das gilt besonders, wenn mehrere externe Dienstleister auf derselben Veranstaltung tätig sind. Eine klare Gestaltung verhindert, dass Besucher unterschiedliche Teams miteinander verwechseln.
Für welche Unternehmen und Organisationen eignet sich das Konzept?
Ein strukturiertes Bekleidungskonzept eignet sich unter anderem für:
Messegesellschaften
Messeveranstalter
Eventagenturen
Veranstaltungsagenturen
Kongressveranstalter
Festivalveranstalter
Konzertveranstalter
Sporteventagenturen
Promotionagenturen
Roadshow-Veranstalter
Veranstaltungshallen
Kongresszentren
Tagungshotels
Freizeitparks
Arenen
Stadien
Kulturveranstalter
Stadtmarketinggesellschaften
Tourismusverbände
Hochschulen
Unternehmen mit großen Firmenveranstaltungen
Messebauunternehmen
Veranstaltungstechniker
Cateringunternehmen
Personaldienstleister für Events
Hostessenagenturen
Auch Unternehmen, die nur wenige größere Veranstaltungen pro Jahr durchführen, profitieren von einer klar definierten Basiskollektion.
Dauerhafte Firmenkleidung oder einmalige Eventkleidung?
Vor der Auswahl der Textilien sollte entschieden werden, wie lange die Kleidung verwendet werden soll.
Dauerhafte Firmenkleidung
Dauerhafte Firmenkleidung wird für unterschiedliche Veranstaltungen eingesetzt.
Sie trägt beispielsweise:
Unternehmenslogo
Agenturname
allgemeine Funktionsbezeichnung
dauerhaft gültige Kontaktdaten
neutralen Markenslogan
Geeignete Aufschriften sind:
Eventteam
Organisation
Technik
Gästeservice
Projektleitung
Crew
Veranstaltungsservice
Diese Kleidung kann bei verschiedenen Veranstaltungen wiederverwendet und später nachbestellt werden.
Veranstaltungsbezogene Kleidung
Veranstaltungsbezogene Kleidung wird speziell für ein einzelnes Event gestaltet.
Mögliche Angaben sind:
Veranstaltungsname
Datum
Jahreszahl
Veranstaltungsort
Motto
Sponsorenlogos
Kampagnenmotiv
Produktname
Bühnen- oder Tourname
Solche Textilien eignen sich besonders für:
Festivals
Jubiläen
Produktvorstellungen
Messeauftritte
Firmenläufe
Sportveranstaltungen
Roadshows
Eröffnungen
Sie sind visuell stärker auf den jeweiligen Anlass ausgerichtet, lassen sich aber nach dem Event häufig nur eingeschränkt wiederverwenden.
Firmenkleidung für Messegesellschaften
Messegesellschaften beschäftigen sowohl dauerhaftes Personal als auch zahlreiche temporäre Mitarbeiter.
Typische Aufgabenbereiche sind:
Besucherservice
Ausstellerservice
Einlass
Kasse
Akkreditierung
Hallenmanagement
Logistik
Technik
Pressebetreuung
Garderobe
Information
Veranstaltungsleitung
Eine gemeinsame Grundgestaltung kann alle Bereiche verbinden. Funktionen werden durch unterschiedliche Beschriftungen, Farben oder Westen gekennzeichnet.
Geeignete Textilien sind:
Poloshirts
T-Shirts
Sweatshirts
Fleecejacken
Softshelljacken
Westen
Hemden und Blusen
Caps
Kleidung für Eventagenturen
Eventagenturen arbeiten häufig an sehr unterschiedlichen Projekten.
Dazu gehören:
Firmenfeiern
Tagungen
Kongresse
Produktpräsentationen
Roadshows
Incentives
Galaabende
Kundenveranstaltungen
Eröffnungen
öffentliche Events
Für solche Agenturen empfiehlt sich eine neutrale Basiskollektion mit dem eigenen Unternehmenslogo.
Diese kann bestehen aus:
hochwertigen Poloshirts
schwarzen T-Shirts
Hemden und Blusen
Sweatshirts
Hoodies
Softshelljacken
Westen
Bei einzelnen Projekten können zusätzliche Kundenshirts oder veranstaltungsbezogene Textilien ergänzt werden.
Dadurch muss nicht für jedes Event eine vollständig neue Kollektion entwickelt werden.
Teamkleidung für Großveranstaltungen
Bei Großveranstaltungen müssen häufig mehrere hundert Mitarbeiter gleichzeitig ausgestattet werden.
Die Planung sollte nach folgenden Kriterien erfolgen:
Veranstaltungsbereich
Funktion
Einsatzzeit
Innen- oder Außeneinsatz
Schicht
Standort
Teamleitung
Größe
Textilart
Personalisierung
Ein mögliches Funktionssystem kann enthalten:
Organisation
Information
Einlass
Akkreditierung
Technik
Logistik
Bühne
Presse
Gästeservice
Catering
Sanitätskoordination
Teamleitung
Je einfacher das System aufgebaut ist, desto leichter können Mitarbeiter und Besucher die Kennzeichnungen verstehen.
Firmenkleidung für Kongresse und Tagungen
Bei Kongressen und Fachveranstaltungen steht ein gepflegter, zurückhaltender Auftritt im Vordergrund.
Geeignete Textilien sind:
Poloshirts
Hemden
Blusen
Strickjacken
Westen
leichte Softshelljacken
Typische Funktionen sind:
Registrierung
Information
Gästebetreuung
Referentenbetreuung
Technik
Kongressbüro
Presse
Organisation
Das Logo sollte gut sichtbar, aber nicht überdimensioniert angebracht werden.
Bei internationalen Veranstaltungen können Funktionsbezeichnungen zweisprachig gestaltet werden.
Beispiele:
Information
Registration
Speaker Support
Media
Technical Support
Event Team
Kleidung für Festivals und Open-Air-Veranstaltungen
Festivals stellen besondere Anforderungen an Teamkleidung.
Mitarbeiter arbeiten häufig:
im Freien
bei wechselndem Wetter
über lange Schichten
am Tag und in der Nacht
in großen Menschenmengen
auf weitläufigen Flächen
Geeignete Textilien sind:
T-Shirts
Funktionsshirts
Longsleeves
Sweatshirts
Hoodies
Fleecejacken
Softshelljacken
Regenjacken
Westen
Caps
Mützen
Ein großes Rückenmotiv erleichtert die Erkennung innerhalb einer Menschenmenge.
Typische Aufschriften sind:
Crew
Festivalteam
Produktion
Bühne
Artist Support
Technik
Einlass
Info
Logistik
Volunteer
Kleidung für Konzertveranstalter
Konzertveranstalter benötigen Kleidung für unterschiedliche Bereiche hinter und vor der Bühne.
Dazu gehören:
Bühnenmanagement
Produktion
Auf- und Abbau
Künstlerbetreuung
Einlass
Garderobe
Merchandising
Technik
Gästeservice
Logistik
Geeignete Textilien sind:
schwarze T-Shirts
Sweatshirts
Hoodies
Softshelljacken
Westen
Caps
Mützen
Schwarz wird häufig eingesetzt, weil die Kleidung im Bühnenumfeld unauffällig bleibt. Die Funktionskennzeichnung sollte trotzdem deutlich lesbar sein.
Mögliche Positionen sind:
kleine Kennzeichnung auf der Brust
große Funktion auf dem Rücken
farbige Teamkennung am Ärmel
Veranstaltungslogo im Nacken
Firmenkleidung für Sportveranstaltungen
Sportveranstaltungen benötigen häufig große Teams für:
Anmeldung
Startnummernausgabe
Streckenbetreuung
Verpflegung
Zielbereich
Zeitnahme
Presse
Siegerehrung
Logistik
Volunteer-Management
Geeignete Textilien sind:
Funktionsshirts
T-Shirts
Poloshirts
Sweatshirts
Hoodies
Softshelljacken
Regenjacken
Caps
Mützen
Funktionsshirts eignen sich besonders für aktive Helfer und sportliche Veranstaltungen. Das konkrete Material sollte zur erwarteten Belastung und Witterung passen.
Mögliche Aufdrucke sind:
Organisation
Streckenposten
Verpflegung
Startbereich
Zielbereich
Volunteer
Teamleitung
Medical Coordination
Gewöhnliche Teamkleidung ersetzt keine vorgeschriebene Warn-, Schutz- oder medizinische Einsatzkleidung.
Kleidung für Firmenveranstaltungen
Größere Unternehmen veranstalten regelmäßig:
Betriebsfeste
Jubiläen
Mitarbeitertage
Familientage
Kundenevents
Produktpräsentationen
Standorteröffnungen
Sommerfeste
Weihnachtsveranstaltungen
Firmenläufe
Einheitliche Kleidung kann sowohl für das Organisationsteam als auch für alle Teilnehmer eingesetzt werden.
Dabei sollte zwischen zwei Gruppen unterschieden werden:
Organisationsteam
Das Organisationsteam benötigt gut erkennbare Kleidung mit Funktionskennzeichnung.
Geeignete Aufschriften sind:
Organisation
Eventteam
Information
Technik
Betreuung
Teamleitung
Teilnehmer und Mitarbeiter
Für alle Teilnehmer können T-Shirts, Poloshirts, Hoodies oder Caps mit einem gemeinsamen Veranstaltungsmotiv gestaltet werden.
Diese Textilien dienen zusätzlich als Erinnerung an das Event.
Kleidung für Roadshows
Roadshows finden häufig an mehreren Orten innerhalb eines begrenzten Zeitraums statt.
Das Team reist gemeinsam und benötigt Kleidung, die:
transportfreundlich ist
über mehrere Tage getragen werden kann
unterschiedliche Wetterbedingungen berücksichtigt
klar zur Kampagne passt
problemlos nachbestellt werden kann
Geeignete Textilien sind:
T-Shirts
Poloshirts
Sweatshirts
Hoodies
Softshelljacken
Westen
Caps
Zusätzlich zum Kampagnenlogo können Städtenamen oder Tourdaten angebracht werden.
Dabei sollte vermieden werden, für jeden Ort vollständig unterschiedliche Kleidung zu produzieren. Eine gemeinsame Tourgestaltung mit austauschbaren Standortkennzeichnungen ist meist flexibler.
Kleidung für Promotionagenturen
Promotionteams arbeiten unter anderem in:
Einkaufszentren
Innenstädten
Fachmärkten
Messen
Bahnhöfen
Veranstaltungen
Verkaufsflächen
Produktaktionen
Geeignete Textilien sind:
T-Shirts
Poloshirts
Hoodies
Sweatshirts
Softshelljacken
Caps
Mützen
Schürzen
Bei Promotions steht das Kampagnenmotiv häufig stärker im Vordergrund als das Logo der Agentur.
Wichtige Punkte sind:
gute Sichtbarkeit
klare Markenfarben
passende Größen
angenehmer Tragekomfort
schnelle Zuordnung
termingerechte Verfügbarkeit
Reservemengen für Personalwechsel
Kleidung für Hostessen und Gästebetreuung
Hostessen und Gästebetreuer sind häufig die ersten Ansprechpartner einer Veranstaltung.
Geeignete Textilien sind:
Poloshirts
Hemden
Blusen
Strickjacken
Westen
leichte Jacken
Der Auftritt sollte zur Veranstaltung passen.
Für eine Fachmesse kann eine zurückhaltende Kombination aus Hemd, Bluse oder Poloshirt gewählt werden. Bei einem Sportevent kann ein T-Shirt oder Funktionsshirt geeigneter sein.
Mögliche Kennzeichnungen sind:
Host
Hostess
Gästeservice
Welcome Team
Information
VIP Service
Kleidung für Einlass und Akkreditierung
Einlass- und Akkreditierungspersonal muss schnell erkennbar sein.
Geeignete Textilien sind:
T-Shirts
Poloshirts
Sweatshirts
Softshelljacken
Westen
Mögliche Bezeichnungen sind:
Einlass
Check-in
Akkreditierung
Registrierung
Guest Check-in
Ticketing
Zugangskontrolle
Westen sind besonders praktisch, weil sie über unterschiedlichen Oberteilen getragen und nach der Schicht weitergegeben werden können.
Bei Aufgaben mit besonderen Sicherheitsbefugnissen sollte die Kleidung nicht so gestaltet werden, dass sie mit Polizei oder behördlichen Einsatzkräften verwechselt werden kann.
Kleidung für Informationspersonal
Informationsmitarbeiter sollten auf dem Veranstaltungsgelände besonders leicht zu erkennen sein.
Geeignete Lösungen sind:
auffällige T-Shirts
Poloshirts in einer eigenen Farbe
bedruckte Westen
Softshelljacken mit großem Rückenaufdruck
Caps mit Funktionsbezeichnung
Typische Aufschriften sind:
Information
Info Team
Besucherservice
Service Point
Ask Me
Gästeservice
Die Schrift sollte ausreichend groß und kontrastreich sein.
Kleidung für Auf- und Abbauhelfer
Aufbauhelfer arbeiten häufig vor und nach der eigentlichen Veranstaltung.
Ihre Aufgaben umfassen:
Möbelaufbau
Beschilderung
Dekoration
Materialverteilung
Standaufbau
Absperrungen
Transportarbeiten
Rückbau
Verpackung
Geeignete ergänzende Textilien sind:
T-Shirts
Sweatshirts
Hoodies
Fleecejacken
Softshelljacken
Westen
Caps
Mützen
Mögliche Kennzeichnungen sind:
Aufbau
Abbau
Crew
Logistik
Produktion
Stage Crew
Messebau
Auf Baustellen, Ladeflächen und Verkehrswegen können besondere Warn- und Schutzanforderungen gelten. Gewöhnliche Teamkleidung ersetzt keine vorgeschriebene persönliche Schutzausrüstung.
Kleidung für Veranstaltungstechnik
Veranstaltungstechniker arbeiten in Bereichen wie:
Ton
Licht
Video
Bühne
Rigging
Stromversorgung
Streaming
Netzwerk
Projektion
Geeignete Textilien sind:
T-Shirts
Poloshirts
Sweatshirts
Hoodies
Fleecejacken
Softshelljacken
Westen
Schwarze Kleidung ist im Bühnenbereich häufig praktisch, weil Techniker während der Veranstaltung weniger auffallen.
Mögliche Kennzeichnungen sind:
Technik
Technical Crew
Audio
Licht
Video
Bühne
Streaming
Produktion
Bei elektrischen Arbeiten, Arbeiten in der Höhe und weiteren Gefährdungen ist die erforderliche Schutzkleidung separat festzulegen.
Kleidung für Messebauunternehmen
Messebauer arbeiten beim Transport, Aufbau, Umbau und Abbau von Messeständen.
Geeignete ergänzende Textilien sind:
robuste T-Shirts
Poloshirts
Sweatshirts
Fleecejacken
Softshelljacken
Westen
Caps
Mützen
Mögliche Kennzeichnungen sind:
Messebau
Montage
Projektleitung
Logistik
Standbau
Service
Projektleiter können durch eine zusätzliche Funktionskennzeichnung oder eine abweichende Weste sichtbar gemacht werden.
Normale Firmenkleidung ersetzt auf Montageflächen keine vorgeschriebene Sicherheits- oder Warnkleidung.
Kleidung für Logistik- und Materialteams
Bei Veranstaltungen müssen große Mengen Material bewegt und verteilt werden.
Das betrifft:
Veranstaltungstechnik
Werbemittel
Mobiliar
Catering
Dekoration
Absperrungen
Ausstellerunterlagen
Merchandising
Verbrauchsmaterialien
Geeignete Textilien sind:
T-Shirts
Sweatshirts
Fleecejacken
Softshelljacken
Westen
Caps
Mögliche Kennzeichnungen sind:
Logistik
Material
Lager
Transport
Runner
Supply Team
Ein großes Rückenlogo erleichtert die Erkennung in Lager- und Ladebereichen.
Kleidung für Medien- und Pressebetreuung
Presse- und Medienteams benötigen einen gepflegten Auftritt und eine eindeutige Funktionskennzeichnung.
Geeignete Textilien sind:
Poloshirts
Hemden
Blusen
Westen
Softshelljacken
Mögliche Kennzeichnungen sind:
Presse
Media
Press Office
Kommunikation
Social Media
Fototeam
Dabei sollte klar unterschieden werden zwischen Mitarbeitern der Veranstaltungsorganisation und akkreditierten Journalisten.
Kleidung für Künstler- und Referentenbetreuung
Bei Konzerten, Festivals, Kongressen und Firmenevents betreuen eigene Teams Künstler, Redner oder Referenten.
Geeignete Textilien sind:
Poloshirts
T-Shirts
Hemden
Blusen
Sweatshirts
Softshelljacken
Westen
Mögliche Kennzeichnungen sind:
Artist Support
Speaker Support
Referentenbetreuung
Backstage
Gästemanagement
VIP Service
Die Funktionskennzeichnung sollte klar, aber nicht unnötig auffällig sein.
Kleidung für Catering- und Servicepersonal
Cateringteams benötigen Kleidung für:
Service
Ausgabe
Küche
Bar
Buffet
Logistik
Spülbereich
Veranstaltungsleitung
Geeignete Textilien können sein:
Poloshirts
Hemden
Blusen
T-Shirts
Schürzen
Westen
Softshelljacken für Außeneinsätze
Mögliche Kennzeichnungen sind:
Service
Catering
Bar
Küche
Veranstaltungsleitung
In Bereichen mit Lebensmittelkontakt gelten besondere Hygieneanforderungen. Normale bestickte oder bedruckte Teamkleidung ersetzt keine vorgeschriebene Hygiene- oder Berufsbekleidung.
Festangestellte und temporäre Mitarbeiter unterscheiden
Veranstaltungsunternehmen beschäftigen häufig unterschiedliche Personalgruppen:
fest angestellte Mitarbeiter
freie Mitarbeiter
Aushilfen
Hostessen
Volunteers
Personal von Dienstleistern
Praktikanten
Aufbauhelfer
Eine sinnvolle Lösung ist:
hochwertige, personalisierte Kleidung für das Kernteam
neutral gehaltene Funktionskleidung für wechselnde Aushilfen
veranstaltungsbezogene Shirts für Volunteers
Westen für kurzfristig wechselnde Funktionen
Dadurch bleibt das Bekleidungskonzept wirtschaftlich und flexibel.
Volunteers ausstatten
Viele Sportveranstaltungen, Festivals und Kulturveranstaltungen arbeiten mit freiwilligen Helfern.
Volunteer-Kleidung sollte:
gut sichtbar sein
angenehm sitzen
einfach verteilt werden können
in einem breiten Größenbereich verfügbar sein
zur Veranstaltung passen
als Erinnerung attraktiv bleiben
Geeignete Textilien sind:
T-Shirts
Funktionsshirts
Sweatshirts
Hoodies
Caps
Mögliche Aufdrucke sind:
Volunteer
Helferteam
Crew
Event Support
Danke, dass du dabei bist
Funktionskennzeichnung durch Farben
Farben können unterschiedliche Teams sichtbar machen.
Ein mögliches System ist:
Information in Blau
Technik in Schwarz
Logistik in Grau
Teamleitung in Rot
Volunteers in Grün
Gästeservice in Weiß
Ein solches System sollte übersichtlich bleiben.
Zu viele Farben führen zu:
komplizierter Größenplanung
höheren Reservebeständen
mehr Verwechslungsgefahr
schwierigeren Nachbestellungen
unnötig vielen Artikelvarianten
Oft genügt eine gemeinsame Grundfarbe mit unterschiedlich farbigen Rückenaufdrucken oder Westen.
Funktionskennzeichnung durch Beschriftung
Eine klare Beschriftung ist häufig flexibler als vollständig unterschiedliche Textilfarben.
Geeignete Begriffe sind:
Crew
Organisation
Information
Technik
Logistik
Aufbau
Presse
Gästeservice
Teamleitung
Volunteer
Die Schrift sollte:
kurz sein
gut lesbar sein
ausreichend groß sein
einen hohen Kontrast besitzen
international verständlich sein, falls erforderlich
Lange Abteilungsnamen sind auf Kleidung meistens weniger geeignet.
T-Shirts für Veranstaltungen
T-Shirts sind besonders wirtschaftlich und flexibel.
Sie eignen sich für:
Volunteers
Promotionteams
Aufbauhelfer
Festivals
Sportveranstaltungen
Firmenfeiern
Kongresse
Produktaktionen
Wichtige Auswahlkriterien sind:
Stoffgewicht
Material
Größenbereich
Schnitt
Farbverfügbarkeit
Veredelungsfläche
Tragedauer
erwartete Temperatur
Nachbestellbarkeit
Für mehrtägige Veranstaltungen sollten mehrere Shirts pro Mitarbeiter eingeplant werden.
Poloshirts für Messe- und Kongresspersonal
Poloshirts wirken gepflegt und sind dennoch praktisch.
Sie eignen sich für:
Gästeservice
Registrierung
Messeteams
Projektleitung
Informationspersonal
Ausstellerservice
Kongressbetreuung
Veranstaltungsleitung
Eine kleine Bruststickerei wirkt hochwertig. Funktionsbezeichnungen können zusätzlich auf der rechten Brust oder dem Rücken angebracht werden.
Funktionsshirts für Sport- und Outdoor-Events
Funktionsshirts eignen sich für bewegungsintensive Einsätze und wärmere Veranstaltungen.
Mögliche Einsatzbereiche sind:
Laufveranstaltungen
Radrennen
Outdoor-Festivals
Streckenbetreuung
aktive Promotion
Sportturniere
Aufbauteams im Sommer
Vor der Veredelung sollte geprüft werden, ob Material und Druckverfahren miteinander kompatibel sind.
Sweatshirts und Hoodies
Sweatshirts und Hoodies eignen sich für:
kühlere Messehallen
Abendveranstaltungen
Festivals
Auf- und Abbau
Technikteams
Volunteers
Recruitingteams
Mögliche Veredelungen sind:
kleines Brustlogo
großes Rückenmotiv
Ärmelschriftzug
Veranstaltungsname
Funktionsbezeichnung
Sponsorenlogos
Für technische Arbeitsbereiche muss geprüft werden, ob Kapuze, Kordeln und Schnitt zur Tätigkeit passen.
Fleecejacken für Veranstaltungsteams
Fleecejacken sind für kühlere Hallen, Außenbereiche und Abendveranstaltungen geeignet.
Sie können getragen werden von:
Projektleitern
Technikern
Logistikteams
Gästebetreuern
Einlasspersonal
Aufbauhelfern
Das Logo wird häufig auf der Brust eingestickt. Die Funktion kann auf der gegenüberliegenden Brustseite ergänzt werden.
Softshelljacken für Outdoor-Veranstaltungen
Softshelljacken eignen sich für:
Festivals
Sportveranstaltungen
Open-Air-Konzerte
Außenmessen
Roadshows
Aufbauteams
Veranstaltungsleitung
Logistik
Mögliche Veredelungen sind:
Brustlogo
großes Rückenlogo
Funktionsbezeichnung
Mitarbeitername
Veranstaltungslogo
Sponsorenzusatz
Vor der Veredelung müssen Material, Beschichtung, Taschen und Nähte berücksichtigt werden.
Westen als flexible Funktionskleidung
Westen eignen sich besonders gut, wenn Funktionen kurzfristig zugeteilt werden.
Sie können über T-Shirts, Poloshirts, Sweatshirts oder Jacken getragen werden.
Mögliche Bezeichnungen sind:
Information
Organisation
Presse
Teamleitung
Akkreditierung
Gästeservice
Volunteer Management
Westen können neutral gehalten und bei unterschiedlichen Veranstaltungen wiederverwendet werden.
Zertifizierte Warnwesten müssen gesondert betrachtet werden. Eine Veredelung darf die vorgeschriebenen Warnflächen und Schutzeigenschaften nicht beeinträchtigen.
Regenjacken für Außenevents
Bei Outdoor-Veranstaltungen sollte eine Schlechtwetterlösung eingeplant werden.
Geeignete Artikel können sein:
leichte Regenjacken
wetterfeste Außenjacken
Softshelljacken
geeignete Westen
Mützen
Ein Logo auf der darunter getragenen Kleidung ist bei geschlossenem Wetterschutz nicht sichtbar. Deshalb sollte geprüft werden, ob auch die Außenjacke gekennzeichnet werden muss.
Caps und Mützen
Caps und Mützen ergänzen die Teamkleidung bei:
Sommerfestivals
Sportveranstaltungen
Outdoor-Promotion
Winterevents
Weihnachtsmärkten
Auf- und Abbau
Logistikeinsätzen
Das Logo kann vorne, seitlich oder hinten eingestickt werden.
Eine Funktionsbezeichnung auf einer Cap ist nur dann sinnvoll, wenn sie ausreichend groß und gut lesbar bleibt.
Stickerei für hochwertige Eventkleidung
Stickerei eignet sich besonders für:
Poloshirts
Hemden
Blusen
Sweatshirts
Fleecejacken
Softshelljacken
Westen
Caps
Mützen
Vorteile der Stickerei sind:
hochwertige Optik
plastische Wirkung
gute Eignung für kleine Brustlogos
langlebige Kennzeichnung
individuelle Namen und Funktionen
professionelle Wirkung bei Kongressen und Firmenveranstaltungen
Sehr feine Schriften, kleine Jahreszahlen oder komplexe Farbverläufe müssen eventuell angepasst werden.
DTF-Druck für Veranstaltungs- und Crewkleidung
DTF-Druck eignet sich insbesondere für:
T-Shirts
Poloshirts
Sweatshirts
Hoodies
große Rückenaufdrucke
mehrfarbige Veranstaltungslogos
Sponsorenmotive
unterschiedliche Funktionskennzeichnungen
Aktions- und Promotionkleidung
Vorteile sind:
detailreiche Motive
kräftige Farben
flexible Motivgrößen
gute Umsetzung mehrfarbiger Logos
individuelle Teamvarianten
unterschiedliche Veranstaltungsdaten
Material, Beschichtung und Pflegeanforderungen des jeweiligen Textils müssen berücksichtigt werden.
Stickerei oder DTF-Druck?
Stickerei eignet sich besonders für dauerhaft verwendete Kleidung und hochwertige Brustlogos.
DTF-Druck eignet sich besonders für:
große Motive
Veranstaltungsgrafiken
mehrfarbige Logos
Funktionskennzeichnungen
Sponsorenflächen
zeitlich begrenzte Kampagnen
Eine Kombination ist ebenfalls möglich.
Beispiele:
Poloshirt mit gesticktem Agenturlogo und gedruckter Funktion
Softshelljacke mit Bruststickerei und großem Rückenaufdruck
Crewshirt mit mehrfarbigem Eventmotiv
Hoodie mit kleinem Brustlogo und Tourdaten auf dem Rücken
Cap mit gesticktem Veranstaltungslogo
Sponsorenlogos auf Veranstaltungskleidung
Bei Sportevents, Festivals und öffentlichen Veranstaltungen werden häufig Sponsorenlogos eingebunden.
Vor der Produktion sollte festgelegt werden:
welche Sponsoren dargestellt werden
welche Logo-Versionen verwendet werden
wie groß die einzelnen Logos sein dürfen
welche Reihenfolge gilt
welche Farben freigegeben sind
ob der Hintergrund berücksichtigt wurde
ob spätere Sponsoren noch ergänzt werden können
Zu viele kleine Logos können schlecht lesbar wirken.
Eine größere Sponsorenfläche auf dem Rücken ist häufig übersichtlicher als viele kleine Logos auf Brust und Ärmeln.
Namen auf Eventkleidung
Persönliche Namen können besonders für das Kernteam sinnvoll sein.
Geeignete Angaben sind:
Vorname
Vor- und Nachname
Funktion
Projektname
Team
Personalnummer
Beispiele:
Anna – Projektleitung
Markus – Technik
Lena – Gästeservice
Tobias – Logistik
Sarah – Artist Support
Für kurzfristige Aushilfen und Volunteers ist personalisierte Kleidung meist weniger flexibel. Dort sind allgemeine Funktionsbezeichnungen häufig geeigneter.
Größenmanagement bei großen Veranstaltungen
Bei mehreren hundert Mitarbeitern ist eine strukturierte Größenabfrage notwendig.
Empfehlenswert sind:
digitale Größenlisten
Größentabellen
Mustergrößensätze
getrennte Erfassung je Artikel
Damen-, Herren- und Unisexmodelle
Berücksichtigung von Übergrößen
zusätzliche Reservegrößen
Die Größe eines T-Shirts entspricht nicht automatisch der benötigten Größe eines Hoodies oder einer Jacke.
Jeder Artikel sollte deshalb separat erfasst werden.
Damen-, Herren- und Unisexmodelle
Eine Veranstaltungsserie kann unterschiedliche Schnitte umfassen.
Möglich sind:
Damen-T-Shirts
Herren-T-Shirts
Unisex-T-Shirts
Damen-Poloshirts
Herren-Poloshirts
Damenblusen
Herrenhemden
Damen-Softshelljacken
Herren-Softshelljacken
Unisex-Hoodies
Für temporäre Teams werden häufig Unisexmodelle verwendet, weil sie einfacher zu verwalten sind.
Für fest angestellte Mitarbeiter können unterschiedliche Passformen den Tragekomfort verbessern.
Übergrößen einplanen
Bei größeren Teams müssen erweiterte Größen von Anfang an berücksichtigt werden.
Vor der Artikelauswahl sollte geprüft werden:
bis zu welcher Größe der Artikel verfügbar ist
ob alle gewünschten Farben angeboten werden
ob ein ergänzendes Modell notwendig ist
ob das Motiv auf allen Größen gut positioniert werden kann
ob kurzfristige Nachbestellungen möglich sind
Ein Reservebestand sollte nicht nur aus mittleren Größen bestehen.
Mengenplanung für mehrtägige Veranstaltungen
Bei einer mehrtägigen Veranstaltung kann ein Shirt pro Mitarbeiter nicht ausreichen.
Zu berücksichtigen sind:
Veranstaltungsdauer
tägliche Arbeitszeit
körperliche Belastung
Wetter
Wechselmöglichkeiten
Reinigung
Ersatzbedarf
Personalwechsel
Ein mögliches Ausstattungspaket kann enthalten:
zwei bis vier T-Shirts oder Poloshirts
ein Sweatshirt oder Hoodie
eine Fleece- oder Softshelljacke
eine Cap oder Mütze
Die genaue Menge hängt von Einsatzdauer und Funktion ab.
Reservebestände richtig kalkulieren
Reservetextilien werden benötigt für:
kurzfristige Aushilfen
Größenwechsel
beschädigte Kleidung
zusätzliche Volunteers
Personaltausch
falsch übermittelte Größen
Nachmeldungen
Wetteränderungen
Reserveartikel sollten möglichst ohne persönliche Namen gestaltet sein.
Besonders sinnvoll sind zusätzliche Mengen in häufig benötigten Größen. Auch kleine Größen und Übergrößen dürfen nicht vergessen werden.
Kleidung nach Teams sortieren
Bei großen Veranstaltungen erleichtert eine strukturierte Sortierung die Ausgabe.
Mögliche Sortierungen sind:
nach Funktion
nach Schicht
nach Einsatzort
nach Team
nach Mitarbeiter
nach Größe
nach Textilart
nach Veranstaltungstag
Eine Bestellübersicht kann enthalten:
Mitarbeitername
Personalnummer
Funktion
Team
Einsatzort
Schicht
Artikel
Größe
Stückzahl
Personalisierung
Zeitplanung vor dem Veranstaltungstermin
Eventkleidung ist termingebunden. Eine verspätete Lieferung kann nach Veranstaltungsende nicht mehr sinnvoll genutzt werden.
Deshalb sollten ausreichend Zeit eingeplant werden für:
Artikelauswahl
Größenabfrage
Logo- und Motivprüfung
Sponsorenfreigaben
Musterfreigabe
Produktion
Sortierung
Versand
interne Verteilung
Nachkorrekturen
Je größer die Stückzahl und je mehr Varianten benötigt werden, desto früher sollte die Planung beginnen.
Wiederkehrende Veranstaltungen
Bei jährlich oder regelmäßig stattfindenden Events sollten möglichst viele Elemente wiederverwendbar bleiben.
Eine mögliche Lösung ist:
dauerhaftes Organisationslogo auf der Brust
neutrale Funktionsbezeichnung auf dem Rücken
Jahreszahl nur auf einem separaten Ärmelaufdruck
austauschbare Namens- oder Funktionskennzeichnung
zeitlos gewählte Textilfarben
So muss nicht jedes Jahr die gesamte Kollektion ersetzt werden.
Mehrere Veranstaltungen mit einer Basiskollektion
Eventagenturen und Messegesellschaften können eine neutrale Basiskollektion einsetzen.
Diese enthält:
eigenes Firmenlogo
allgemeine Funktionen
zeitlose Farben
keine Veranstaltungstermine
keine einzelnen Kundennamen
Für einzelne Veranstaltungen werden zusätzliche T-Shirts, Westen oder Aufdruckvarianten ergänzt.
Dadurch bleibt die Kernkollektion langfristig einsetzbar und der Anteil nur einmal verwendbarer Kleidung wird reduziert.
Pflege und Wiederverwendung
Dauerhafte Eventkleidung sollte nach jeder Veranstaltung geprüft werden.
Zu kontrollieren sind:
Verschmutzungen
Beschädigungen
Druckzustand
Stickerei
Größenkennzeichnung
Vollständigkeit
Funktionstext
Aktualität des Logos
Textilien mit veralteten Sponsoren, Terminen oder Veranstaltungsnamen sollten nicht versehentlich bei einer anderen Veranstaltung ausgegeben werden.
Nachhaltige Planung größerer Eventmengen
Bei einmaligen Veranstaltungen besteht ein erhöhtes Risiko für Überbestände.
Eine nachhaltigere Planung berücksichtigt:
realistische Mitarbeiterzahlen
genaue Größenabfragen
neutrale Reservetextilien
wiederverwendbare Funktionskleidung
zeitlose Basiskollektionen
begrenzte Motivvarianten
langlebige Textilien für das Kernteam
Vermeidung unnötiger Jahreszahlen
Weiterverwendung nach dem Event
bedarfsgerechte Nachproduktion
Textilien können nach einer Veranstaltung beispielsweise als Mitarbeiterkleidung, Erinnerungsstück oder für interne Zwecke weitergenutzt werden, sofern Motiv und Zustand dazu geeignet sind.
Firmenkleidung und Schutzkleidung unterscheiden
Bei Veranstaltungen können zusätzlich erforderlich sein:
Warnschutzkleidung
Wetterschutzkleidung
Sicherheitsschuhe
Schutzhelme
Gehörschutz
Absturzsicherung
elektrische Schutzausrüstung
medizinische Einsatzkleidung
Normale bedruckte oder bestickte Teamkleidung ersetzt diese Ausrüstung nicht.
Das betrifft insbesondere:
Messebau
Bühnentechnik
Rigging
Ladebereiche
Straßenveranstaltungen
Auf- und Abbau
Arbeiten an elektrischen Anlagen
Arbeiten in der Höhe
Veredelungen auf zertifizierter Schutzkleidung müssen so geplant werden, dass Schutzflächen und Materialeigenschaften nicht beeinträchtigt werden.
Häufige Fehler bei großen Eventbestellungen
Zu spät mit der Planung beginnen
Größenabfragen, Freigaben und Sponsorendaten benötigen mehr Zeit als erwartet.
Keine Reservemenge bestellen
Kurzfristige Helfer und Größenwechsel können nicht ausgestattet werden.
Zu viele Funktionsfarben verwenden
Das System wird für Mitarbeiter und Besucher unübersichtlich.
Veranstaltungstermin zu groß aufbringen
Die Kleidung kann nach dem Event kaum wiederverwendet werden.
Sponsorenlogos zu spät freigeben
Änderungen kurz vor Produktionsbeginn verursachen Verzögerungen.
Größen nur schätzen
Dadurch entstehen Überbestände in einzelnen Größen und Fehlmengen in anderen.
Nur T-Shirts für ein Outdoor-Event bestellen
Bei Kälte oder Regen ist das Teamlogo unter privaten Jacken nicht mehr sichtbar.
Keine Unterscheidung zwischen Kernteam und Aushilfen
Teure personalisierte Kleidung wird für kurzfristig eingesetzte Mitarbeiter produziert.
Zu viele Textilmodelle einsetzen
Ausgabe, Sortierung und Nachbestellung werden unnötig kompliziert.
Eventkleidung mit Schutzkleidung verwechseln
Ein Crew-Aufdruck ersetzt keine erforderliche Warn- oder Schutzausrüstung.
Praxisbeispiel: Dreitägige Fachmesse mit 550 Mitarbeitern
Eine Messegesellschaft plant eine dreitägige Fachmesse mit 550 eingesetzten Mitarbeitern.
Die Teams verteilen sich auf:
110 Mitarbeiter im Einlass
75 Mitarbeiter in Registrierung und Akkreditierung
85 Mitarbeiter im Informations- und Besucherservice
70 Mitarbeiter in Logistik und Materialausgabe
60 Techniker
45 Mitarbeiter in Presse- und Ausstellerbetreuung
40 Team- und Hallenleiter
35 Aufbau- und Bereitschaftshelfer
30 Mitarbeiter im Veranstaltungsbüro
Für die meisten Mitarbeiter werden zwei Poloshirts oder T-Shirts pro Person eingeplant.
Zusätzlich erhalten:
Außenteams eine Softshelljacke
Techniker schwarze Sweatshirts
Teamleiter Westen mit deutlicher Funktionskennzeichnung
Informationspersonal Shirts in einer gut erkennbaren Farbe
Projektleiter Poloshirts und Softshellwesten
Das Veranstaltungslogo befindet sich auf der linken Brust. Die jeweilige Funktion wird groß auf dem Rücken dargestellt.
Für kurzfristige Aushilfen werden neutrale Shirts mit dem Aufdruck „Eventteam“ in verschiedenen Größen zurückgehalten.
Die Basiskollektion verzichtet auf eine Jahreszahl. Dadurch können nicht ausgegebene Textilien bei der nächsten Veranstaltung weiterverwendet werden.
Angebot für größere Stückzahlen vorbereiten
Für eine fundierte Anfrage sollten folgende Angaben zusammengestellt werden:
Art der Veranstaltung
Veranstaltungstermin
Veranstaltungsdauer
Anzahl der Mitarbeiter
Funktionen und Teams
Einsatzorte
Innen- oder Außeneinsatz
gewünschte Textilien
Stückzahl pro Mitarbeiter
Größenverteilung
Damen-, Herren- und Unisexmodelle
benötigte Übergrößen
gewünschte Farben
Veranstaltungslogo
Firmenlogo
Sponsorenlogos
Funktionsbezeichnungen
Veredelungspositionen
Stickerei oder Textildruck
gewünschte Sortierung
Lieferadresse
spätester Liefertermin
geplante Reservemenge
Bei größeren Veranstaltungen empfiehlt sich eine getrennte Aufstellung nach Funktion, Team und Einsatzort.
Häufig gestellte Fragen
Welche Kleidung eignet sich für große Veranstaltungen?
Häufig eingesetzt werden T-Shirts, Poloshirts, Funktionsshirts, Sweatshirts, Hoodies, Fleecejacken, Softshelljacken, Westen, Caps und Mützen.
Können mehrere hundert Mitarbeiter ausgestattet werden?
Ja. Die Bestellung kann nach Funktionen, Teams, Größen, Schichten und Einsatzorten gegliedert werden.
Wie können verschiedene Funktionen gekennzeichnet werden?
Funktionen können durch Rückenaufdrucke, Brustkennzeichnungen, unterschiedliche Farben oder Westen sichtbar gemacht werden.
Welche Veredelung eignet sich für Poloshirts?
Für hochwertige und dauerhaft verwendete Poloshirts eignet sich häufig eine Bruststickerei.
Welche Veredelung eignet sich für große Crew-Aufdrucke?
Für große, mehrfarbige oder detailreiche Motive kann DTF-Druck eingesetzt werden, sofern das Textil geeignet ist.
Können Sponsorenlogos aufgebracht werden?
Ja. Die Logos sollten in freigegebener Qualität und mit verbindlichen Angaben zu Größe und Reihenfolge bereitgestellt werden.
Sind personalisierte Namen sinnvoll?
Für Projektleiter und das feste Kernteam können Namen sinnvoll sein. Für wechselnde Aushilfen sind allgemeine Funktionsbezeichnungen flexibler.
Wie viel Reserve sollte eingeplant werden?
Die Menge hängt von Teamgröße, Größenverteilung und Personalplanung ab. Zusätzliche Artikel für Nachmeldungen, Größenwechsel und beschädigte Kleidung sind grundsätzlich sinnvoll.
Können die Textilien nach Funktionen sortiert werden?
Eine Vorbereitung nach Team, Funktion, Mitarbeiter, Größe oder Einsatzort kann bereits in der Bestellplanung vorgesehen werden.
Welche Kleidung eignet sich für Outdoor-Events?
Neben T-Shirts oder Poloshirts sollten je nach Jahreszeit Sweatshirts, Fleecejacken, Softshelljacken, Regenjacken, Caps oder Mützen berücksichtigt werden.
Können Eventtextilien später wiederverwendet werden?
Ja. Neutrale Funktionen, zeitlose Gestaltung und der Verzicht auf Jahreszahlen verbessern die Wiederverwendbarkeit.
Ersetzt Crewkleidung vorgeschriebene Schutzkleidung?
Nein. Gewöhnliche Teamkleidung ersetzt keine Warnschutzkleidung oder andere persönliche Schutzausrüstung.
Fazit
Messegesellschaften, Eventagenturen und Veranstaltungsdienstleister benötigen ein Bekleidungskonzept, das große Mitarbeiterzahlen, unterschiedliche Funktionen und feste Veranstaltungstermine berücksichtigt.
T-Shirts und Funktionsshirts eignen sich für Volunteers, Promotionteams und aktive Helfer. Poloshirts, Hemden und Blusen unterstützen einen gepflegten Auftritt bei Kongressen und Fachmessen. Sweatshirts, Fleecejacken, Softshelljacken und Westen ergänzen die Ausstattung für kühlere Hallen und Außeneinsätze.
Stickerei eignet sich besonders für dauerhaft genutzte Brustlogos auf Poloshirts, Jacken, Westen und Caps. DTF-Druck bietet sich für große Crew-Beschriftungen, Veranstaltungslogos, Sponsorenmotive und unterschiedliche Funktionskennzeichnungen an.
Entscheidend sind eine frühzeitige Planung, eine genaue Größenabfrage, klar verständliche Funktionsbezeichnungen und ausreichend Reserveartikel. Eine neutrale Basiskollektion reduziert außerdem das Risiko, dass große Mengen Kleidung nach einer einzelnen Veranstaltung nicht mehr verwendet werden können.