Firmenkleidung zentral beschaffen und flexibel abrufen

19. Juli 2026

Zentrale Beschaffung von Firmenkleidung mit Abruf- und Nachbestellkonzept

Viele Unternehmen bestellen Firmenkleidung erst dann, wenn einzelne Mitarbeiter etwas benötigen. Eine Abteilung bestellt neue Poloshirts, ein Standort braucht Softshelljacken und kurz darauf fehlen in einer anderen Niederlassung T-Shirts in bestimmten Größen.

Bei kleinen Teams kann diese Vorgehensweise funktionieren. Bei mehreren hundert Mitarbeitern, verschiedenen Standorten und regelmäßigem Personalwechsel entsteht jedoch schnell ein unübersichtlicher Beschaffungsprozess.

Unterschiedliche Artikel, abweichende Farben, verschiedene Logo-Größen und viele kleine Einzelbestellungen erhöhen den Verwaltungsaufwand. Gleichzeitig steigt das Risiko, dass bestimmte Modelle später nicht mehr verfügbar sind oder neue Mitarbeiter nicht rechtzeitig ausgestattet werden können.

Eine zentrale Beschaffung mit klar definiertem Abruf- und Nachbestellkonzept löst viele dieser Probleme. Das Unternehmen legt eine verbindliche Grundkollektion fest, bündelt größere Mengen und ruft Textilien anschließend bedarfsgerecht für Standorte, Abteilungen oder neue Mitarbeiter ab.

Printex24 unterstützt Unternehmen bei der Entwicklung und Veredelung langfristig nutzbarer Firmenkollektionen. T-Shirts, Poloshirts, Sweatshirts, Hoodies, Fleecejacken, Softshelljacken, Westen, Hemden, Blusen, Caps und weitere Textilien können professionell bestickt oder bedruckt werden.

Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung in Stickerei und Textildruck begleitet Printex24 sowohl einzelne Nachbestellungen als auch umfangreiche Firmenprojekte mit vielen Mitarbeitern und mehreren Standorten.

Das Wichtigste auf einen Blick

Eine zentrale Beschaffung von Firmenkleidung bietet folgende Vorteile:

einheitliche Textilien für alle Standorte
verbindliche Farben und Logo-Positionen
weniger Einzelbestellungen
planbare Nachbestellungen
schnellere Ausstattung neuer Mitarbeiter
bessere Kontrolle über Artikel und Größen
geringeres Risiko unterschiedlicher Qualitäten
klare Freigabeprozesse
planbare Budgets
weniger organisatorischer Aufwand

Ein Abrufkonzept eignet sich besonders für Unternehmen mit:

mehreren Standorten
vielen Mitarbeitern
regelmäßigem Personalwechsel
starkem Wachstum
saisonalem Bedarf
wiederkehrenden Neueinstellungen
mehreren Abteilungen
unterschiedlichen Mitarbeiterpaketen
langfristigem Textilbedarf
regelmäßigem Ersatz- und Nachbestellungsbedarf

Was bedeutet zentrale Beschaffung von Firmenkleidung?

Bei einer zentralen Beschaffung legt das Unternehmen verbindlich fest, welche Kleidungsstücke verwendet werden dürfen.

Dazu gehören:

Hersteller
Artikel
Farben
Schnitte
Größenbereiche
Logo-Versionen
Veredelungspositionen
Stickprogramme
Druckdaten
Funktionsbezeichnungen
Standortkennzeichnungen
Mitarbeiterpakete

Die einzelnen Standorte oder Abteilungen wählen nicht mehr selbstständig beliebige Textilien aus.

Sie melden nur noch:

benötigte Artikel
Größen
Stückzahlen
Funktionen
Namen
Lieferadressen

Dadurch bleibt das Erscheinungsbild an allen Standorten einheitlich.

Was ist ein Abrufkonzept?

Bei einem Abrufkonzept wird der voraussichtliche Bedarf zunächst geplant und anschließend in Teilmengen abgerufen.

Das kann bedeuten:

größere Gesamtmenge vorplanen
Textilien schrittweise veredeln
nach Bedarf an Standorte liefern
regelmäßig neue Mitarbeiter ergänzen
saisonale Mengen abrufen
Reservebestände nutzen
Nachbestellungen bündeln

Das Unternehmen muss dadurch nicht jede Bestellung vollständig neu vorbereiten.

Artikel, Logo, Farben und Positionen sind bereits festgelegt.

Für welche Unternehmen eignet sich ein Abrufsystem?

Ein Abruf- und Nachbestellkonzept eignet sich unter anderem für:

Industrieunternehmen
Produktionsbetriebe
Bauunternehmen
Logistikunternehmen
Speditionen
Handelsketten
Hotelgruppen
Pflegeunternehmen
Kliniken
Gebäudedienstleister
Personaldienstleister
Autohausgruppen
Telekommunikationsunternehmen
kommunale Betriebe
Franchise-Systeme
Unternehmensgruppen
große Handwerksbetriebe
Unternehmen mit mehreren Niederlassungen

Entscheidend ist nicht nur die Unternehmensgröße.

Auch ein Betrieb mit 80 Mitarbeitern kann von einem Abrufkonzept profitieren, wenn regelmäßig neue Mitarbeiter eingestellt werden oder mehrere Standorte vorhanden sind.

Warum viele Einzelbestellungen teuer und unübersichtlich werden

Eine einzelne Nachbestellung wirkt zunächst unkompliziert.

Problematisch wird es, wenn:

jede Abteilung separat bestellt
unterschiedliche Ansprechpartner beteiligt sind
keine verbindlichen Artikel festgelegt wurden
Logo-Dateien mehrfach versendet werden
Positionen jedes Mal neu abgestimmt werden
Farben unterschiedlich interpretiert werden
kleine Stückzahlen häufig produziert werden
Lieferungen an viele Standorte ungeplant erfolgen

Dadurch entstehen nicht nur zusätzliche Kosten.

Es besteht auch die Gefahr, dass die Firmenkleidung zunehmend uneinheitlich aussieht.

Typische Folgen einer dezentralen Beschaffung

Bei einer nicht zentral gesteuerten Beschaffung treten häufig folgende Probleme auf:

verschiedene Poloshirtmodelle
unterschiedliche Farbtöne
abweichende Stoffqualitäten
verschiedene Logo-Größen
wechselnde Logo-Positionen
unterschiedliche Garnfarben
veraltete Logodateien
fehlende Übergrößen
nicht mehr verfügbare Artikel
unvollständige Mitarbeiterpakete
doppelte Bestellungen
unnötige Lagerbestände

Eine zentrale Artikel- und Veredelungsliste verhindert viele dieser Abweichungen.

Die Grundkollektion als Basis

Eine erfolgreiche Firmenkollektion sollte möglichst übersichtlich bleiben.

Eine typische Grundkollektion kann enthalten:

T-Shirts
Poloshirts
Sweatshirts
Fleecejacken
Softshelljacken
Westen
Hemden
Blusen
Caps
Mützen

Nicht jedes Unternehmen benötigt alle Artikel.

Eine gute Grundkollektion enthält nur Textilien, die tatsächlich regelmäßig verwendet werden.

Wenige Artikel sind häufig besser

Eine zu große Produktauswahl erschwert:

Lagerhaltung
Größenplanung
Nachbestellung
Qualitätskontrolle
Mitarbeiterzuordnung
Kostenkontrolle

Viele Unternehmen benötigen nicht zehn verschiedene T-Shirtmodelle.

Häufig reichen:

ein Standard-T-Shirt
ein hochwertigeres Poloshirt
ein Sweatshirt
eine Fleecejacke
eine Softshelljacke

Zusätzliche Artikel können für bestimmte Abteilungen ergänzt werden.

Artikel nach Einsatzbereich festlegen

Die Kollektion sollte nicht nur nach Produktart, sondern nach Tätigkeit geplant werden.

Beispielsweise:

Produktion

T-Shirts
Poloshirts
Sweatshirts
Fleecejacken

Lager und Logistik

T-Shirts
Sweatshirts
Fleecejacken
Softshelljacken
Westen

Außendienst

Poloshirts
Hemden
Blusen
Softshelljacken
Westen

Verwaltung

Poloshirts
Hemden
Blusen
Strickjacken

Technik

T-Shirts
Poloshirts
Sweatshirts
Fleecejacken
Softshelljacken

So erhält jede Mitarbeitergruppe passende Artikel, ohne dass der Markenauftritt uneinheitlich wird.

Mitarbeiterpakete definieren

Für größere Unternehmen ist es sinnvoll, feste Ausstattungspakete zu definieren.

Ein mögliches Basispaket:

fünf T-Shirts
zwei Sweatshirts
eine Fleecejacke
eine Softshelljacke

Ein mögliches Kundenkontaktpaket:

vier Poloshirts
zwei Hemden oder Blusen
eine Strickjacke
eine Softshelljacke

Ein mögliches Technikpaket:

vier T-Shirts
zwei Poloshirts
zwei Sweatshirts
eine Fleecejacke
eine Softshelljacke

Dadurch lässt sich der Bedarf neuer Mitarbeiter schnell berechnen.

Starterpakete für neue Mitarbeiter

Neue Mitarbeiter sollten möglichst bereits zum ersten Arbeitstag passende Firmenkleidung erhalten.

Ein festgelegtes Starterpaket erleichtert den Ablauf.

Der Prozess kann so aussehen:

Abteilung erfassen
Mitarbeiterpaket zuordnen
Größen aufnehmen
Personalisierung festlegen
Bestellung auslösen
Ausgabe dokumentieren

Die Personalabteilung muss dadurch nicht bei jeder Einstellung neu entscheiden, welche Artikel benötigt werden.

Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen

Eine zentrale Beschaffung funktioniert nur, wenn klare Zuständigkeiten bestehen.

Mögliche beteiligte Bereiche sind:

Einkauf
Personalabteilung
Marketing
Geschäftsleitung
Standortleitung
Arbeitssicherheit
Lagerverwaltung
Buchhaltung

Jede Stelle sollte wissen, welche Aufgabe sie übernimmt.

Beispielsweise:

Marketing gibt Logo und Gestaltung frei.
Einkauf definiert Artikel und Preise.
Personal erfasst Mitarbeiter und Größen.
Standortleitungen melden Mengen.
Lager verwaltet Reservebestände.
Arbeitssicherheit prüft besondere Anforderungen.

Eine zentrale Freigabestelle bestimmen

Eine verbindliche Freigabestelle verhindert widersprüchliche Entscheidungen.

Freigegeben werden sollten:

Artikel
Farben
Größenbereiche
Logo-Dateien
Veredelungspositionen
Mitarbeiterpakete
Funktionsbezeichnungen
Standortangaben
Sondermotive

Ohne zentrale Freigabe besteht die Gefahr, dass einzelne Standorte eigene Varianten entwickeln.

Stammdaten für jeden Artikel dokumentieren

Für jeden freigegebenen Artikel sollten feste Stammdaten gespeichert werden.

Dazu gehören:

Hersteller
Artikelnummer
Artikelname
Farbe
Farbcode
Größenbereich
Schnitt
Material
Pflegehinweise
Veredelungsverfahren
Logo-Position
Motivgröße
Stickprogramm
Druckdatei
Freigabedatum

Diese Daten bilden die Grundlage für spätere Nachbestellungen.

Logo-Versionen verbindlich festlegen

Viele Unternehmen verfügen über mehrere Logo-Versionen.

Beispielsweise:

farbiges Logo
weißes Logo
schwarzes Logo
Wortmarke
Bildmarke
kompakte Version
horizontale Version

Für jedes Textil sollte definiert werden, welche Variante verwendet wird.

Ein mögliches System:

farbiges Logo auf weißen Textilien
weißes Logo auf dunklen Textilien
kompakte Bildmarke auf Caps
horizontale Wortmarke auf dem Rücken
Ton-in-Ton-Version für Hemden und Blusen

Veredelungspositionen dokumentieren

Typische Positionen sind:

linke Brust
rechte Brust
Rücken
Ärmel
Nacken
Kragen
Vorderseite von Caps

Jede Position sollte eindeutig beschrieben werden.

Nicht ausreichend ist die Angabe „Logo auf der Brust“.

Besser sind Angaben wie:

linke Brust
Motivbreite 90 Millimeter
Abstand zur Knopfleiste
festgelegte Garnfarben
Funktion auf der rechten Brust
Standort am linken Ärmel

Stickerei als Teil eines Nachbestellkonzepts

Stickerei eignet sich besonders für:

Poloshirts
Sweatshirts
Fleecejacken
Softshelljacken
Westen
Hemden
Blusen
Caps
Mützen

Ein freigegebenes Stickprogramm ermöglicht eine möglichst einheitliche Wiederholung des Logos.

Gespeichert werden sollten:

Stickdatei
Motivgröße
Garnfarben
Position
Ausrichtung
Abstände
gegebenenfalls Namensschrift

Dadurch müssen diese Angaben nicht bei jeder Bestellung neu festgelegt werden.

DTF-Druck im Abrufsystem

DTF-Druck eignet sich besonders für:

T-Shirts
Sweatshirts
Hoodies
Funktionsshirts
größere Rückenlogos
mehrfarbige Motive
Funktionskennzeichnungen
Standortvarianten

Für ein langfristiges Abrufkonzept sollten gespeichert werden:

freigegebene Druckdatei
Motivgröße
Druckposition
Farbausführung
Textilfarbe
Funktionsvarianten
Standortvarianten

So können spätere Nachbestellungen nach denselben Vorgaben umgesetzt werden.

Stickerei und DTF-Druck sinnvoll kombinieren

Viele Firmenkollektionen verwenden beide Verfahren.

Eine mögliche Kombination:

T-Shirts mit DTF-Druck
Poloshirts mit Stickerei
Sweatshirts mit Bruststickerei
Softshelljacken mit Sticklogo
Hoodies mit großem Rückenprint
Caps mit gesticktem Firmenzeichen

Die Verfahren müssen nicht identisch aussehen.

Wichtig ist, dass Logo-Proportionen, Farben und Gesamtwirkung zusammenpassen.

Namen und Funktionen verwalten

Personalisierungen erhöhen den organisatorischen Aufwand.

Mögliche Angaben sind:

Vorname
vollständiger Name
Funktion
Abteilung
Standort
Personalnummer

Für ein Abrufsystem sollte klar festgelegt werden:

welche Mitarbeiter personalisiert werden
welche Schreibweise verwendet wird
welche Schrift vorgesehen ist
wo der Name angebracht wird
wer die Schreibweise kontrolliert
ob die Kleidung später weiterverwendet werden kann

Wann Namen sinnvoll sind

Namen eignen sich besonders für:

Kundenservice
Empfang
Verkauf
Außendienst
Teamleitung
Beratung
langfristig beschäftigte Mitarbeiter

Bei hoher Fluktuation oder häufig wechselnden Einsätzen ist eine Funktionskennzeichnung häufig wirtschaftlicher.

Funktionskennzeichnungen standardisieren

Funktionen sollten nicht bei jeder Bestellung unterschiedlich geschrieben werden.

Beispielsweise sollte das Unternehmen festlegen, ob es verwendet:

Teamleitung
Teamleiter
Team Lead
Schichtleitung
Supervisor

Ähnliche Begriffe sollten nicht ungeplant gemischt werden.

Eine verbindliche Liste erleichtert die Bestellung und sorgt für einheitliche Kleidung.

Standortkennzeichnungen gezielt einsetzen

Ein Standort kann auf Brust, Ärmel oder Nacken angebracht werden.

Beispiele:

München
Rosenheim
Salzburg
Werk Nord
Niederlassung Süd
Zentrale
Logistikzentrum

Eine feste Standortkennzeichnung ist sinnvoll, wenn Mitarbeiter dauerhaft einem Ort zugeordnet sind.

Wechseln Mitarbeiter regelmäßig zwischen Standorten, ist eine neutrale Grundkollektion flexibler.

Größenmanagement zentral organisieren

Größen sind einer der häufigsten Fehlerquellen.

Empfehlenswert sind:

Mustergrößensätze
Anprobetermine
digitale Größenlisten
getrennte Größen je Artikel
Damen-, Herren- und Unisexmodelle
frühzeitige Berücksichtigung von Übergrößen

Ein Mitarbeiter trägt möglicherweise:

T-Shirt in Größe L
Poloshirt in Größe XL
Softshelljacke in Größe XXL

Deshalb sollte nicht nur eine allgemeine Mitarbeitergröße gespeichert werden.

Übergrößen von Anfang an berücksichtigen

Viele Modelle sind nicht in jedem Farbton bis in große Größen erhältlich.

Bereits bei der Artikelauswahl sollte geprüft werden:

maximal verfügbare Größe
verfügbare Farben
passende Alternativmodelle
Schnittunterschiede
Preisunterschiede
Logo-Wirkung auf großen Größen

Ein Ersatzmodell sollte möglichst früh festgelegt werden.

Damen-, Herren- und Unisexmodelle abstimmen

Eine einheitliche Kollektion kann verschiedene Schnitte enthalten.

Möglich sind:

Damen-T-Shirts
Herren-T-Shirts
Unisex-T-Shirts
Damen-Poloshirts
Herren-Poloshirts
Damenblusen
Herrenhemden
Damen-Softshelljacken
Herren-Softshelljacken
Unisex-Sweatshirts

Wichtig ist, dass Farben und Materialqualitäten möglichst zusammenpassen.

Musterkollektion vor der Freigabe

Vor einer umfangreichen Bestellung sollte eine Musterkollektion geprüft werden.

Dabei können bewertet werden:

Passform
Material
Farbe
Stoffgewicht
Größenwirkung
Stickerei
Druck
Logo-Position
Pflege
Tragekomfort

Die freigegebenen Muster dienen später als Referenz.

Referenzmuster aufbewahren

Ein physisches Referenzmuster kann sehr hilfreich sein.

Es zeigt:

tatsächliche Textilfarbe
Logo-Größe
Stickqualität
Druckposition
Abstand zur Naht
Gesamtwirkung

Fotos und digitale Freigaben sind wichtig, ersetzen aber nicht immer ein Originalmuster.

Jahresbedarf realistisch berechnen

Für eine gute Planung sollte der voraussichtliche Jahresbedarf ermittelt werden.

Zu berücksichtigen sind:

Mitarbeiterzahl
Neueinstellungen
Personalfluktuation
Verschleiß
Saisonbedarf
neue Standorte
neue Abteilungen
Größenwechsel
Ersatzbedarf
Veranstaltungen
Recruiting
Lagerreserve

Eine einfache Berechnung basiert auf:

Mitarbeiterzahl × Artikel pro Mitarbeiter + Reserve + erwartete Neueinstellungen.

Beispiel für eine Jahresbedarfsplanung

Ein Unternehmen beschäftigt 600 Mitarbeiter.

Jeder Mitarbeiter erhält:

vier T-Shirts
zwei Poloshirts
zwei Sweatshirts
eine Softshelljacke

Das ergibt:

2.400 T-Shirts
1.200 Poloshirts
1.200 Sweatshirts
600 Softshelljacken

Zusätzlich werden eingeplant:

zehn Prozent Reserve bei T-Shirts
fünf Prozent Reserve bei Poloshirts
Ersatzbedarf bei Sweatshirts
60 geplante Neueinstellungen
Sonderbedarf für Veranstaltungen

Der tatsächliche Jahresbedarf liegt dadurch deutlich über der reinen Erstausstattung.

Mindest- und Meldebestände definieren

Für häufig benötigte Artikel können Mindestbestände festgelegt werden.

Beispielsweise:

mindestens 20 T-Shirts in Größe M
mindestens 30 T-Shirts in Größe L
mindestens 20 T-Shirts in Größe XL
mindestens zehn Sweatshirts je Hauptgröße
mindestens fünf Softshelljacken je Standardgröße

Wird der Mindestbestand erreicht, erfolgt eine Nachbestellung.

Dadurch wird verhindert, dass häufig benötigte Größen vollständig fehlen.

ABC-Analyse für Firmenkleidung

Nicht alle Artikel werden gleich häufig benötigt.

Eine einfache Einteilung kann helfen.

A-Artikel

Sehr häufig benötigte Artikel:

Standard-T-Shirts
Poloshirts
Sweatshirts

Diese sollten regelmäßig verfügbar sein.

B-Artikel

Mittlerer Bedarf:

Fleecejacken
Softshelljacken
Westen

Diese können bedarfsgerecht nachbestellt werden.

C-Artikel

Seltener Bedarf:

Hemden
Blusen
Caps
Sonderartikel
Eventkleidung

Diese müssen nicht dauerhaft in großen Mengen gelagert werden.

Zentraler oder dezentraler Lagerbestand?

Beide Varianten haben Vorteile.

Zentraler Bestand

Vorteile:

bessere Kontrolle
weniger doppelte Lagerhaltung
einheitliche Ausgabe
leichterer Überblick

Nachteile:

längere interne Versandwege
zusätzlicher logistischer Aufwand

Dezentraler Bestand

Vorteile:

schnelle Verfügbarkeit vor Ort
einfache Ausgabe an neue Mitarbeiter
kurze Wege

Nachteile:

höhere Gesamtbestände
unterschiedliche Lagerführung
weniger Transparenz

Eine Kombination ist häufig sinnvoll.

Zentraler Bestand mit Standortreserve

Ein mögliches Modell:

Die Zentrale lagert größere Mengen der wichtigsten Artikel.

Jeder Standort erhält zusätzlich einen kleinen Reservebestand für:

neue Mitarbeiter
Größenwechsel
beschädigte Kleidung
Aushilfen
kurzfristige Einsätze

Sondergrößen und seltene Artikel bleiben im Zentrallager.

Bestellrhythmus festlegen

Nachbestellungen können regelmäßig gebündelt werden.

Mögliche Intervalle:

wöchentlich
alle zwei Wochen
monatlich
quartalsweise
saisonal
vor dem Ausbildungsbeginn
vor Großprojekten

Welcher Rhythmus sinnvoll ist, hängt vom Personalwechsel und Bedarf ab.

Ein Unternehmen mit vielen Neueinstellungen benötigt häufigere Abrufe als ein Betrieb mit stabiler Belegschaft.

Sammelbestellungen statt vieler Einzelaufträge

Gebündelte Bestellungen bieten organisatorische Vorteile.

Sie erleichtern:

Datenkontrolle
Größenprüfung
Produktionsplanung
Lieferaufteilung
Rechnungsprüfung
Kostenstellenzuordnung

Dringende Einzelbedarfe können über den Reservebestand abgedeckt werden.

Bestellfreigaben strukturieren

Ein klarer Freigabeprozess verhindert falsche oder doppelte Bestellungen.

Ein möglicher Ablauf:

Standort meldet Bedarf.
Personalabteilung prüft Mitarbeiterdaten.
Einkauf kontrolliert Artikel und Budget.
Marketing prüft Sondermotive.
Bestellung wird gesammelt freigegeben.
Produktion erfolgt nach hinterlegten Daten.
Lieferung wird dokumentiert.

Bei Standardnachbestellungen kann der Prozess vereinfacht werden.

Kostenstellen und Standorte zuordnen

Bei größeren Unternehmen müssen Bestellungen häufig unterschiedlichen Kostenstellen zugeordnet werden.

Mögliche Zuordnungen sind:

Standort
Abteilung
Projekt
Kostenstelle
Tochtergesellschaft
Mitarbeitergruppe

Diese Angaben sollten bereits in der Bestellliste enthalten sein.

Dadurch wird die interne Rechnungszuordnung einfacher.

Lieferung an mehrere Standorte

Mögliche Liefermodelle sind:

Gesamtlieferung an die Zentrale
getrennte Pakete je Niederlassung
direkte Lieferung an einzelne Standorte
Lieferung an ein Zentrallager
sortierte Pakete je Abteilung
Mitarbeiterpakete pro Person
Kombination mehrerer Modelle

Die beste Lösung hängt von Mitarbeiterzahl, Lagerstruktur und interner Logistik ab.

Pakete nach Mitarbeiter sortieren

Bei großen Bestellungen kann eine personenbezogene Sortierung sinnvoll sein.

Ein Mitarbeiterpaket kann enthalten:

Name
Standort
Abteilung
Artikel
Größen
Stückzahlen

Vorteile:

schnellere Ausgabe
weniger interne Sortierung
klare Zuordnung
geringeres Verwechslungsrisiko

Diese Lösung ist besonders bei umfangreichen Erstausstattungen interessant.

Pakete nach Abteilung sortieren

Alternativ kann nach Abteilungen geliefert werden.

Beispiele:

Produktion
Lager
Technik
Verwaltung
Vertrieb
Außendienst

Dies ist sinnvoll, wenn die interne Ausgabe durch Abteilungsleitungen erfolgt.

Nachbestellungen für einzelne Mitarbeiter

Auch bei einem Abrufsystem entstehen Einzelbedarfe.

Beispiele:

neuer Mitarbeiter
Größenwechsel
beschädigte Jacke
Namensänderung
Funktionswechsel
Standortwechsel

Für diese Fälle sollten klare Regeln bestehen.

Beispielsweise:

Bestellungen werden alle zwei Wochen gesammelt.
Notfälle werden aus dem Reservebestand versorgt.
Personalisierte Artikel werden separat bestellt.
Funktionswechsel werden nur bei notwendigem Ersatz berücksichtigt.

Änderungen bei Funktionen und Standorten

Mitarbeiter wechseln möglicherweise:

Abteilung
Standort
Funktion
Team
Tochtergesellschaft

Zu starke Personalisierung kann dann unpraktisch werden.

Eine wirtschaftliche Lösung ist:

Firmenlogo dauerhaft auf dem Textil
Funktion nur bei ausgewählten Mitarbeitern
Standort nur bei dauerhafter Zuordnung
Name gegebenenfalls über separates Namensschild

Rebranding und Logoänderungen

Bei einem Rebranding sollte nicht sofort der gesamte Bestand vernichtet werden.

Zunächst sollte geprüft werden:

welche Bestände vorhanden sind
welche Artikel noch ausgegeben werden können
wann das neue Logo verbindlich eingesetzt wird
ob Übergangsfristen bestehen
welche Standorte zuerst umgestellt werden
welche Textilien nachbestellt werden müssen

Eine schrittweise Umstellung kann wirtschaftlicher sein.

Firmenkleidung bei Unternehmensübernahmen

Nach einer Übernahme oder Fusion müssen möglicherweise mehrere Firmenkollektionen zusammengeführt werden.

Zu klären sind:

zukünftiger Unternehmensname
neues oder bestehendes Logo
gemeinsame Farben
Standortkennzeichnungen
Restbestände
Übergangszeit
neue Mitarbeiterpakete
Liefer- und Freigabeprozesse

Eine neue Grundkollektion kann den Zusammenschluss sichtbar unterstützen.

Lieferfähigkeit und Alternativartikel

Auch langfristig etablierte Textilmodelle können verändert oder eingestellt werden.

Deshalb sollte für wichtige Artikel geprüft werden:

langfristige Verfügbarkeit
alternative Farben
Ersatzmodelle
kompatible Damen- und Herrenvarianten
alternative Größenbereiche

Für zentrale Artikel sollte möglichst ein Ersatzprodukt definiert sein.

Umgang mit Farbabweichungen

Textilfarben können sich zwischen verschiedenen Produktionschargen leicht unterscheiden.

Dieses Risiko lässt sich reduzieren durch:

größere Sammelbestellungen
frühzeitige Bedarfsschätzung
möglichst gleiche Artikel
verbindliche Farbcodes
Referenzmuster
getrennte Nutzung unterschiedlicher Chargen

Eine vollkommen identische Farbwiedergabe über viele Jahre lässt sich nicht immer garantieren.

Qualitätssicherung bei Nachbestellungen

Jede Nachbestellung sollte anhand der hinterlegten Referenzdaten geprüft werden.

Kontrolliert werden können:

Artikel
Farbe
Größe
Logo
Garnfarbe
Druckposition
Motivgröße
Funktion
Standort
Stückzahl

Bei umfangreichen Projekten ist eine mehrstufige Qualitätskontrolle sinnvoll.

Wareneingang intern prüfen

Auch das Unternehmen sollte gelieferte Firmenkleidung strukturiert prüfen.

Zu kontrollieren sind:

Gesamtmenge
Größen
Artikel
Farben
Personalisierungen
Lieferaufteilung
sichtbare Veredelungsfehler
beschädigte Verpackungen

Abweichungen sollten möglichst direkt dokumentiert werden.

Kleidungsausgabe dokumentieren

Eine Ausgabeliste kann enthalten:

Mitarbeitername
Personalnummer
Abteilung
Standort
Artikel
Größe
Stückzahl
Ausgabedatum
Rückgabepflicht
Ersatzgrund

Dadurch lässt sich der tatsächliche Verbrauch besser auswerten.

Rückgabe bei Austritt

Bei langlebigen Jacken oder Westen kann eine Rückgabe vorgesehen werden.

Zu klären sind:

welche Artikel zurückgegeben werden müssen
in welchem Zustand
wer die Rückgabe kontrolliert
wie Textilien gereinigt werden
ob eine Wiederverwendung möglich ist
wie personalisierte Artikel behandelt werden

T-Shirts und stark getragene Oberteile eignen sich häufig weniger für eine erneute Ausgabe als robuste Jacken.

Reservebestände richtig planen

Ein Reservebestand sollte sich auf tatsächlich benötigte Artikel konzentrieren.

Geeignet sind insbesondere:

Standard-T-Shirts
Poloshirts
Sweatshirts
Fleecejacken
Softshelljacken

Reserveartikel sollten möglichst:

nicht personalisiert sein
keine zeitlich begrenzten Motive tragen
neutral nach Standort sein
in häufig benötigten Größen vorhanden sein

Überbestände vermeiden

Zu große Lagerbestände binden Kapital und können veralten.

Überbestände entstehen häufig durch:

falsch geschätzte Größen
zu viele Sondermodelle
projektbezogene Kleidung
wechselnde Firmenfarben
personalisierte Artikel
veraltete Logos
nicht mehr benötigte Standortkennzeichnungen

Eine gute Verbrauchsauswertung verbessert zukünftige Planungen.

Nachhaltige Beschaffung durch bessere Planung

Nachhaltigkeit bedeutet nicht nur, bestimmte Materialien auszuwählen.

Auch eine gute Organisation reduziert unnötigen Verbrauch.

Sinnvoll sind:

langlebige Textilien
langfristig verfügbare Artikel
realistische Bestellmengen
passende Größen
flexible Grundmodelle
reduzierte Personalisierung
Wiederverwendung geeigneter Artikel
gezielte Reservebestände
separate Aktionskleidung
planbare Nachbestellungen

Optional können Bio-Baumwolle oder recycelte Materialien berücksichtigt werden, sofern sie zu Einsatzbereich und Pflege passen.

Pflegeanforderungen frühzeitig festlegen

Vor der Artikelauswahl sollte geklärt werden:

Wer wäscht die Kleidung?
Wie häufig wird sie gewaschen?
Welche Temperatur ist notwendig?
Wird ein Trockner verwendet?
Ist industrielle Wäsche vorgesehen?
Welche Verschmutzungen treten auf?
Welche Pflege benötigt die Veredelung?

Die Anforderungen unterscheiden sich zwischen Verwaltung, Produktion, Gastronomie und technischen Bereichen erheblich.

Schutzkleidung nicht mit Firmenkleidung vermischen

Normale Firmenkleidung ist nicht automatisch:

Warnschutzkleidung
flammhemmende Kleidung
antistatische Kleidung
Chemikalienschutzkleidung
Schnittschutzkleidung
Hygienekleidung
Reinraumkleidung
Kälteschutzkleidung

Wenn entsprechende Schutzfunktionen erforderlich sind, müssen geeignete zertifizierte Produkte ausgewählt werden.

Die Veredelung darf die Schutzwirkung nicht unzulässig beeinträchtigen.

Praxisbeispiel: Unternehmensgruppe mit 2.800 Mitarbeitern

Eine Unternehmensgruppe betreibt:

neun Produktionsstandorte
vier Logistikzentren
eine Hauptverwaltung
mehrere regionale Servicebüros

Insgesamt beschäftigt das Unternehmen 2.800 Mitarbeiter.

Bisher bestellte jeder Standort seine Firmenkleidung selbst. Dadurch wurden mehr als 30 unterschiedliche T-Shirt-, Polo- und Jackenmodelle verwendet.

Die Gruppe führt eine zentrale Kollektion ein.

Freigegeben werden:

ein T-Shirtmodell
ein Poloshirt für Damen und Herren
ein Unisex-Sweatshirt
eine Fleecejacke
eine Softshelljacke für Damen und Herren
ein Hemd
eine Bluse
eine Cap

Für Produktion und Lager gilt:

fünf T-Shirts
zwei Sweatshirts
eine Fleecejacke
eine Softshelljacke

Technische Mitarbeiter erhalten:

vier T-Shirts
zwei Poloshirts
zwei Sweatshirts
eine Fleecejacke
eine Softshelljacke

Verwaltung und Außendienst erhalten:

drei Poloshirts
zwei Hemden oder Blusen
eine Strickjacke
eine Softshelljacke

Das Firmenlogo wird auf der linken Brust angebracht. Funktionen werden nur bei Teamleitern und Servicemitarbeitern ergänzt.

T-Shirts und Sweatshirts erhalten DTF-Druck. Poloshirts, Hemden, Blusen, Fleecejacken, Softshelljacken und Caps werden bestickt.

Die Unternehmensgruppe plant den Jahresbedarf und legt Reservegrößen fest. Neue Mitarbeiter werden über standardisierte Starterpakete ausgestattet.

Jeder Standort meldet seinen Bedarf monatlich über eine gemeinsame Liste. Der Einkauf bündelt die Bestellungen.

Häufig benötigte T-Shirts und Sweatshirts werden zentral bevorratet. Jacken und personalisierte Artikel werden nach Bedarf abgerufen.

Alle Artikelnummern, Logo-Dateien, Stickprogramme, Druckdaten und Größen werden zentral dokumentiert.

Nach zwölf Monaten kann die Gruppe den tatsächlichen Verbrauch je Standort und Mitarbeitergruppe auswerten und die Reservebestände entsprechend anpassen.

Wie Printex24 Unternehmen bei Abruf- und Nachbestellkonzepten unterstützt

Printex24 unterstützt Unternehmen bei der Entwicklung einer langfristig nutzbaren Firmenkollektion.

Zum möglichen Leistungsumfang gehören:

Beratung bei der Textilauswahl
Entwicklung einer zentralen Grundkollektion
Auswahl langfristig verfügbarer Artikel
Definition von Mitarbeiterpaketen
Größenplanung
Auswahl von Damen-, Herren- und Unisexmodellen
Prüfung der Logodateien
Erstellung professioneller Stickdaten
Vorbereitung der Druckdaten
professionelle Stickerei
moderner DTF-Druck
Umsetzung von Funktionen und Standorten
Vorbereitung von Starterpaketen
Unterstützung bei späteren Nachbestellungen
Dokumentation wiederkehrender Veredelungsdaten

Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung in Stickerei und Textildruck begleitet Printex24 sowohl mittelständische Unternehmen als auch größere Unternehmensgruppen mit hohem und wiederkehrendem Textilbedarf.

Angebot für eine zentrale Firmenkollektion anfragen

Für eine konkrete Anfrage sind folgende Angaben hilfreich:

Anzahl der Mitarbeiter
Anzahl der Standorte
Abteilungen und Tätigkeitsbereiche
aktuelle Textilmodelle
gewünschte Grundkollektion
Artikel pro Mitarbeiter
erwarteter Jahresbedarf
geplante Neueinstellungen
benötigte Größen
Damen-, Herren- und Unisexmodelle
Firmenfarben
Firmenlogo
gewünschte Positionen
Stickerei oder DTF-Druck
Namen und Funktionskennzeichnungen
gewünschte Lieferstruktur
Reservebedarf
gewünschter Liefertermin

Bei umfangreichen Projekten empfiehlt sich eine Gliederung nach Standort, Abteilung und Mitarbeitergruppe.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine Abrufbestellung für Firmenkleidung?

Bei einer Abrufbestellung werden Artikel, Veredelung und Konditionen vorab festgelegt. Die benötigten Mengen werden anschließend schrittweise bestellt oder geliefert.

Für welche Unternehmensgröße lohnt sich ein Abrufkonzept?

Ein Abrufkonzept kann bereits ab mittleren Mitarbeiterzahlen sinnvoll sein. Besonders vorteilhaft ist es bei mehreren Standorten, regelmäßigem Personalwechsel und wiederkehrenden Nachbestellungen.

Müssen alle Textilien sofort bestellt werden?

Nicht zwingend. Je nach Konzept können Mengen geplant und anschließend in Teilbestellungen abgerufen werden.

Welche Artikel eignen sich für eine zentrale Grundkollektion?

Häufig verwendet werden T-Shirts, Poloshirts, Sweatshirts, Fleecejacken, Softshelljacken, Westen, Hemden und Blusen.

Können mehrere Standorte unterschiedlich beliefert werden?

Ja. Bestellungen können nach Standort, Abteilung oder Mitarbeitergruppe sortiert und entsprechend verteilt werden.

Können Namen und Funktionen bei Nachbestellungen ergänzt werden?

Ja. Personalisierte Varianten können auf Basis der gespeicherten Veredelungsdaten umgesetzt werden.

Ist Stickerei für ein Nachbestellkonzept geeignet?

Ja. Ein hinterlegtes Stickprogramm ermöglicht eine möglichst einheitliche Wiederholung von Logo, Garnfarben und Motivgröße.

Kann DTF-Druck bei Abrufbestellungen verwendet werden?

Ja. DTF-Druck eignet sich besonders für T-Shirts, Sweatshirts, Hoodies und größere Rückenlogos.

Wie werden neue Mitarbeiter schnell ausgestattet?

Für jede Mitarbeitergruppe kann ein festes Starterpaket definiert werden. Häufig benötigte Artikel können zusätzlich als Reserve bereitgehalten werden.

Wie lassen sich unterschiedliche Größen organisieren?

Empfehlenswert sind Mustergrößensätze, getrennte Größenangaben je Artikel und zentrale Mitarbeiterlisten.

Können Übergrößen berücksichtigt werden?

Ja. Die Verfügbarkeit sollte bereits bei der Auswahl der Grundkollektion geprüft werden.

Was passiert, wenn ein Artikel nicht mehr verfügbar ist?

Für zentrale Artikel sollte möglichst früh ein passendes Ersatzmodell definiert werden.

Können Funktions- und Standortwechsel berücksichtigt werden?

Ja. Eine möglichst neutrale Grundkollektion erleichtert die Weiterverwendung. Funktionen und Standorte sollten nur gezielt personalisiert werden.

Eignet sich ein Reservebestand für jedes Unternehmen?

Ein Reservebestand ist besonders sinnvoll bei häufigen Neueinstellungen, Saisonkräften und kurzfristigem Ersatzbedarf.

Ersetzt ein Abrufkonzept die interne Lagerverwaltung?

Nein. Das Unternehmen sollte weiterhin Ausgaben, Rückgaben, Bestände und tatsächlichen Verbrauch dokumentieren.

Fazit

Eine zentrale Beschaffung mit Abruf- und Nachbestellkonzept schafft klare Strukturen für Unternehmen mit regelmäßigem Bedarf an Firmenkleidung.

Statt vieler einzelner Bestellungen werden Artikel, Farben, Schnitte, Logos und Positionen einmal verbindlich festgelegt. Standorte und Abteilungen rufen anschließend nur noch die tatsächlich benötigten Mengen ab.

T-Shirts, Poloshirts, Sweatshirts, Fleecejacken und Softshelljacken bilden für viele Unternehmen eine zuverlässige Grundkollektion. Hemden, Blusen, Westen, Caps und weitere Artikel können für bestimmte Funktionen ergänzt werden.

Stickerei eignet sich besonders für hochwertige Logos auf Poloshirts, Hemden und Jacken. DTF-Druck ermöglicht detailreiche Motive, größere Rückenkennzeichnungen und flexible Varianten.

Standardisierte Mitarbeiterpakete, zentrale Größenlisten und definierte Reservebestände beschleunigen die Ausstattung neuer Mitarbeiter. Gespeicherte Stick- und Druckdaten sorgen dafür, dass spätere Nachbestellungen möglichst einheitlich umgesetzt werden können.

So entsteht aus einzelnen Textilbestellungen ein planbares und langfristig nutzbares Beschaffungssystem.

Autor: Klaus Unterseer, Inhaber von Printex24

Fachliche Erfahrung: Mehr als 25 Jahre Stickerei, Textildruck und Firmenkleidung

Zuletzt fachlich überarbeitet: Juli 2026