Firmenkleidung zum ersten Arbeitstag: So gelingt das Onboarding

Der erste Arbeitstag entscheidet häufig darüber, wie professionell, organisiert und wertschätzend ein Unternehmen auf neue Mitarbeiter wirkt. Neben Arbeitsplatz, Zugängen, Unterlagen und persönlicher Begrüßung gehört auch die passende Firmenkleidung zu einem gelungenen Onboarding.

Neue Beschäftigte sollten nicht erst nach mehreren Arbeitstagen oder Wochen mit T-Shirts, Poloshirts, Sweatshirts, Jacken oder weiterer Mitarbeiterkleidung ausgestattet werden. Idealerweise liegt die vollständige und passende Firmenkleidung bereits am ersten Arbeitstag bereit.

Das sorgt für einen professionellen Einstieg, stärkt die Zugehörigkeit zum Unternehmen und verhindert, dass neue Mitarbeiter zunächst in privater oder uneinheitlicher Kleidung arbeiten müssen.

Damit die Ausstattung rechtzeitig verfügbar ist, müssen Personalabteilung, Einkauf, Abteilungsleitung und gegebenenfalls Lager oder Verwaltung frühzeitig zusammenarbeiten. Größen, Artikel, Farben, Namen, Funktionen und Logo-Positionen sollten bereits vor dem Eintritt geklärt sein.

Printex24 unterstützt Unternehmen bei der strukturierten Ausstattung neuer Mitarbeiter mit professionell bedruckter oder bestickter Firmenkleidung. Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung in Stickerei und Textildruck können standardisierte Mitarbeiterpakete, personalisierte Einzelteile und langfristig nachbestellbare Firmenkollektionen umgesetzt werden.

Das Wichtigste auf einen Blick

Für einen gelungenen Start sollten folgende Punkte rechtzeitig geklärt werden:

• Tätigkeit und Einsatzbereich
• benötigte Kleidungsstücke
• Anzahl der Wechselteile
• Größen je Artikel
• Damen-, Herren- oder Unisexmodelle
• Firmenfarben
• Firmenlogo
• Veredelungsart
• Mitarbeiternamen
• Funktionen und Abteilungen
• Liefertermin
• Verantwortlichkeiten
• Ausgabe und Dokumentation
• Ersatzkleidung
• Rückgabe bei Austritt
• spätere Nachbestellungen

Ein möglicher Ablauf:

Vier Wochen vor Arbeitsbeginn

• Tätigkeit prüfen
• Bekleidungspaket auswählen
• Größen abfragen
• Logo und Personalisierungen festlegen
• Bestellung vorbereiten

Zwei Wochen vor Arbeitsbeginn

• Bestellung kontrollieren
• Namen und Funktionen freigeben
• Liefertermin abstimmen
• Größen und Stückzahlen nochmals prüfen

Am ersten Arbeitstag

• Kleidung vollständig übergeben
• Ausgabe dokumentieren
• Passform kontrollieren
• fehlende oder unpassende Teile erfassen
• Pflegehinweise erklären

Warum Firmenkleidung bereits am ersten Arbeitstag bereitliegen sollte

Ein neuer Mitarbeiter möchte vom ersten Tag an wissen, wie das Unternehmen arbeitet und welche Standards gelten. Eine vorbereitete Firmenausstattung vermittelt Struktur und zeigt, dass der Einstieg geplant wurde.

Ein vollständiges Bekleidungspaket unterstützt:

• einen professionellen ersten Eindruck
• ein schnelleres Zugehörigkeitsgefühl
• einen einheitlichen Unternehmensauftritt
• die Identifikation mit der Marke
• klare Kleiderstandards
• Sicherheit im Kundenkontakt
• eine bessere Orientierung im Team
• weniger organisatorische Nacharbeit
• ein strukturiertes Onboarding

Gerade in Handwerk, Industrie, Logistik, Gastronomie, Service, Verkauf oder Außendienst ist Firmenkleidung häufig ein sichtbarer Bestandteil des Arbeitsalltags.

Fehlt sie am ersten Tag, entstehen schnell unpraktische Übergangslösungen:

• private Kleidung wird getragen
• ältere Reservekleidung wird verteilt
• Logo und Farben stimmen nicht überein
• Größen passen nicht
• Mitarbeiter wirken uneinheitlich
• spätere Einzelbestellungen verursachen zusätzlichen Aufwand

Ein standardisierter Onboarding-Prozess verhindert diese Probleme.

Firmenkleidung als Teil des Onboarding-Prozesses

Die Ausstattung neuer Mitarbeiter sollte nicht getrennt vom restlichen Onboarding betrachtet werden.

Sie gehört zu denselben vorbereitenden Aufgaben wie:

• Arbeitsvertrag
• Arbeitsplatz
• IT-Zugänge
• Schlüssel
• Ausweis
• Sicherheitsunterweisung
• Arbeitsmittel
• Werkzeug
• Fahrzeugzugang
• Namensschild
• Ansprechpartner
• Schulungsunterlagen

Eine gute Personalorganisation definiert deshalb einen festen Ablauf für Mitarbeiterkleidung.

Dieser sollte beantworten:

• Wer meldet einen neuen Mitarbeiter?
• Wer fragt die Größen ab?
• Wer legt das Bekleidungspaket fest?
• Wer kontrolliert Namen und Funktionen?
• Wer bestellt die Kleidung?
• Wer prüft die Lieferung?
• Wer dokumentiert die Ausgabe?
• Wer organisiert Nachbestellungen?
• Wer bearbeitet Rückgaben?

Je klarer diese Verantwortlichkeiten geregelt sind, desto geringer ist das Risiko von Fehlern und Verzögerungen.

Vier Wochen vor Arbeitsbeginn: Tätigkeit prüfen

Der erste Schritt besteht darin, den tatsächlichen Einsatzbereich des neuen Mitarbeiters zu prüfen.

Nicht jeder Beschäftigte benötigt dieselbe Ausstattung.

Zu klären sind:

• Abteilung
• Tätigkeit
• Innen- oder Außeneinsatz
• Kundenkontakt
• körperliche Belastung
• Verschmutzungsgrad
• saisonale Anforderungen
• benötigte Wechselkleidung
• eventuell erforderliche Schutzkleidung
• Standort
• Funktion
• Arbeitszeitmodell

Ein Mitarbeiter im Lager benötigt andere Textilien als ein Beschäftigter im Empfang. Ein Monteur braucht eine robustere und witterungsgeeignete Ausstattung als ein Büroangestellter. Für den Außendienst stehen gepflegte Poloshirts, Hemden, Blusen und Jacken stärker im Vordergrund.

Beispiel: Produktion

Mögliche Artikel:

• T-Shirts
• Poloshirts
• Sweatshirts
• Fleecejacken
• Arbeitsjacken
• Softshelljacken

Beispiel: Lager und Logistik

Mögliche Artikel:

• T-Shirts
• Funktionsshirts
• Sweatshirts
• Fleecejacken
• Softshelljacken
• Winterjacken
• Mützen

Beispiel: Montage und Service

Mögliche Artikel:

• T-Shirts
• Poloshirts
• Sweatshirts
• Fleecejacken
• Softshelljacken
• Softshellwesten
• Winterjacken
• Caps

Beispiel: Außendienst und Verkauf

Mögliche Artikel:

• Poloshirts
• Hemden und Blusen
• Half-Zip-Sweatshirts
• Softshellwesten
• Softshelljacken
• Steppwesten
• Taschen

Beispiel: Büro und Empfang

Mögliche Artikel:

• Poloshirts
• Hemden
• Blusen
• Strickjacken
• Half-Zip-Sweatshirts
• Softshelljacken

Normale Firmenkleidung ersetzt keine vorgeschriebene Arbeits-, Warn- oder Schutzbekleidung.

Vier Wochen vor Arbeitsbeginn: Bekleidungspaket auswählen

Für jede Tätigkeit sollte ein standardisiertes Bekleidungspaket definiert werden.

Das erleichtert:

• Kostenplanung
• Bestellung
• Größenabfrage
• Nachbestellung
• Gleichbehandlung
• Lagerverwaltung
• Kontrolle der Ausstattung

Beispiel für ein Basispaket

• drei T-Shirts
• zwei Poloshirts
• ein Sweatshirt
• eine Softshelljacke

Beispiel für Montage und Service

• fünf T-Shirts
• drei Poloshirts
• zwei Sweatshirts
• eine Fleecejacke
• eine Softshelljacke
• eine Winterjacke
• eine Cap oder Mütze

Beispiel für Lager und Logistik

• fünf T-Shirts
• zwei Poloshirts
• zwei Sweatshirts
• eine Fleecejacke
• eine Softshelljacke
• eine Winterjacke
• eine Mütze

Beispiel für Außendienst

• fünf Poloshirts
• zwei Hemden oder Blusen
• zwei Half-Zip-Sweatshirts
• eine Softshellweste
• eine Softshelljacke
• eine Winterjacke
• eine Tasche

Beispiel für Büro und Empfang

• drei bis fünf Poloshirts
• zwei Hemden oder Blusen
• eine Strickjacke oder ein Half-Zip-Sweatshirt
• eine Softshelljacke

Die konkrete Menge hängt ab von:

• Arbeitstagen pro Woche
• Waschmöglichkeiten
• Verschmutzung
• Tragehäufigkeit
• Jahreszeit
• Kundenkontakt
• Wechsel zwischen Innen- und Außenbereich

Vier Wochen vor Arbeitsbeginn: Größen abfragen

Die Größe sollte nicht pauschal für alle Artikel abgefragt werden.

Eine Person trägt häufig unterschiedliche Größen bei:

• T-Shirt
• Poloshirt
• Sweatshirt
• Fleecejacke
• Softshelljacke
• Winterjacke

Beispiel:

• T-Shirt: M
• Poloshirt: L
• Sweatshirt: L
• Fleecejacke: XL
• Softshelljacke: XL

Deshalb sollte für jedes Kleidungsstück eine eigene Größe erfasst werden.

Welche Angaben sollten abgefragt werden?

• T-Shirt-Größe
• Poloshirt-Größe
• Sweatshirt-Größe
• Hoodie-Größe
• Fleecejacken-Größe
• Softshelljacken-Größe
• Winterjacken-Größe
• bevorzugter Schnitt
• Damen-, Herren- oder Unisexmodell
• besondere Passformanforderungen
• benötigte große oder kleine Sondergrößen

Musterteile sind zuverlässiger als Größentabellen

Größentabellen bieten eine Orientierung, ersetzen aber keine Anprobe.

Unterschiede bestehen bei:

• Hersteller
• Schnitt
• Material
• Passform
• Damen- und Herrenmodellen
• körpernahen und lockeren Schnitten
• Jacken mit mehreren Kleidungsschichten

Ein Mustergrößensatz reduziert:

• Fehlbestellungen
• Rückfragen
• unpassende Kleidung
• unnötige Ersatzbestellungen
• Verzögerungen am ersten Arbeitstag

Musterkollektion für neue Mitarbeiter

Unternehmen mit regelmäßigem Personalbedarf sollten eine Musterkollektion bereithalten.

Diese kann enthalten:

• T-Shirts in mehreren Größen
• Poloshirts in Damen- und Herrenschnitten
• Sweatshirts
• Hoodies
• Fleecejacken
• Softshelljacken
• Winterjacken
• Größentabellen
• Farbproben
• Stick- und Druckmuster

Vorteile:

• schnelle Größenbestimmung
• weniger Fehlbestellungen
• bessere Beurteilung der Passform
• einheitliche Auswahl
• geringerer Verwaltungsaufwand
• kürzere Bestellprozesse

Bei mehreren Standorten kann entweder jede Niederlassung einen kleinen Größensatz erhalten oder eine zentrale Musterkollektion verwenden.

Größen vor Arbeitsbeginn erfassen

Die Größenabfrage kann bereits nach Vertragsunterzeichnung erfolgen.

Mögliche Wege:

• digitales Formular
• E-Mail-Abfrage
• Personalfragebogen
• persönlicher Termin
• Anprobe im Unternehmen
• Größenliste durch die Abteilungsleitung

Ein mögliches Formular enthält:

Der Mitarbeiter sollte darauf hingewiesen werden, dass Größen je nach Produkt unterschiedlich ausfallen können.

Vier Wochen vor Arbeitsbeginn: Logo und Personalisierungen festlegen

Vor der Bestellung muss feststehen, welche Angaben auf der Firmenkleidung erscheinen sollen.

Mögliche Veredelungen:

• Firmenlogo
• Mitarbeitername
• Vorname
• Nachname
• Initialen
• Funktion
• Abteilung
• Standort
• Firmenname
• Webadresse

Eine bewährte Gestaltung ist:

• Firmenlogo links auf der Brust
• Mitarbeitername rechts auf der Brust
• Abteilung am Ärmel
• Firmenname auf dem Rücken ausgewählter Artikel

Nicht jedes Kleidungsstück muss vollständig personalisiert sein.

Eine wirtschaftliche Lösung kann sein:

• T-Shirts nur mit Firmenlogo und Rückenaufdruck
• Poloshirts mit Firmenlogo und Mitarbeitername
• Softshelljacken mit Firmenlogo, Name und Funktion
• Sweatshirts ohne individuelle Namen
• Taschen nur mit Initialen

Namen und Funktionen richtig kontrollieren

Fehlerhafte Personalisierungen lassen sich nach der Veredelung meist nicht korrigieren.

Deshalb müssen Namen und Funktionen schriftlich freigegeben werden.

Zu prüfen sind:

• korrekte Schreibweise
• Groß- und Kleinschreibung
• Umlaute
• Bindestriche
• akademische Titel, falls erforderlich
• Abteilungsname
• Funktion
• Standort
• Reihenfolge der Angaben

Beispiele:

• Max
• Max Müller
• M. Müller
• Max Müller – Montage
• Anna – Kundenservice
• Tobias Berger – Projektleitung

Unternehmen sollten eine feste Namenslogik definieren.

Beispiel:

• auf Poloshirts nur Vorname
• auf Jacken Vor- und Nachname
• Funktion in zweiter Zeile
• Abteilung am Ärmel
• Standort nur auf Außendienstkleidung

Personenbezogene oder übertragbare Kleidung?

Personalisierte Kleidung bietet Vorteile, ist aber weniger flexibel.

Firmenkleidung mit Namen

Vorteile:

• persönliche Kundenansprache
• klare Zuordnung
• weniger Verwechslungen
• professioneller Service
• höhere persönliche Bindung

Nachteile:

• nicht übertragbar
• zusätzlicher Verwaltungsaufwand
• höhere Kosten
• bei Austritt schwer weiterzuverwenden
• Fehler müssen vermieden werden

Firmenkleidung mit Funktion oder Abteilung

Vorteile:

• flexibel weiterverwendbar
• leichter zu lagern
• geeignet für Aushilfen
• weniger Verwaltungsaufwand
• sinnvoll bei häufigem Personalwechsel

Beispiele:

• Service
• Verkauf
• Montage
• Lager
• Reinigung
• Haustechnik
• Veranstaltungsteam

Firmenkleidung nur mit Logo

Vorteile:

• am flexibelsten
• einfache Nachbestellung
• übertragbar
• ideal für Reservebestände
• geeignet für Praktikanten und Saisonkräfte

Eine Kombination verschiedener Varianten ist häufig sinnvoll.

Kleidung rechtzeitig bestellen

Die Bestellung sollte möglichst früh erfolgen, sobald folgende Angaben feststehen:

• Eintrittsdatum
• Tätigkeit
• Artikel
• Größen
• Farben
• Logo
• Namen
• Funktionen
• Lieferadresse

Die tatsächliche Lieferzeit hängt ab von:

• Verfügbarkeit der Textilien
• Stückzahl
• Veredelungsverfahren
• Anzahl der Positionen
• Personalisierungen
• Datenqualität
• Freigabe
• Produktionsauslastung
• Versandweg

Kurzfristige Einzelbestellungen sind oft aufwendiger als geplante Sammelbestellungen.

Was verzögert eine Bestellung?

Typische Ursachen sind:

• fehlende Logo-Dateien
• unklare Größen
• nicht freigegebene Namen
• wechselnde Artikelwünsche
• kurzfristige Änderungen
• nicht lieferbare Farben
• fehlende Lieferadresse
• unvollständige Bestelllisten
• ungeklärte Veredelungspositionen

Eine standardisierte Grundkollektion verkürzt den Bestellprozess erheblich.

Zwei Wochen vor Arbeitsbeginn: Bestellung kontrollieren

Etwa zwei Wochen vor Arbeitsbeginn sollte kontrolliert werden, ob alle Angaben vollständig und korrekt sind.

Zu prüfen sind:

• Mitarbeitername
• Abteilung
• Funktion
• Standort
• Artikel
• Größen
• Farben
• Stückzahlen
• Logo-Version
• Veredelungspositionen
• Lieferadresse
• Liefertermin
• Ansprechpartner

Eine einfache Kontrollliste verhindert, dass einzelne Teile vergessen werden.

Kontrollbeispiel

Zwei Wochen vor Arbeitsbeginn: Namen freigeben

Namen und Funktionen sollten nicht nur mündlich übermittelt werden.

Die Freigabe sollte schriftlich erfolgen.

Eine zentrale Liste kann enthalten:

Die Personalabteilung sollte sicherstellen, dass:

• Namen korrekt geschrieben sind
• interne Funktionsbezeichnungen stimmen
• Abteilungsnamen einheitlich sind
• Standortangaben richtig sind

Zwei Wochen vor Arbeitsbeginn: Liefertermin abstimmen

Der Liefertermin sollte nicht auf den letzten möglichen Tag gelegt werden.

Eine Lieferung einige Tage vor Arbeitsbeginn bietet Zeit für:

• Wareneingangskontrolle
• Sortierung
• Prüfung der Personalisierungen
• Größenkontrolle
• Nachmeldung fehlender Teile
• Vorbereitung des Willkommenspakets

Idealerweise trifft die Kleidung so früh ein, dass eventuelle Fehler noch vor dem ersten Arbeitstag erkannt werden können.

Wareneingang prüfen

Nach Eingang der Firmenkleidung sollte kontrolliert werden:

• Sind alle Artikel vorhanden?
• Stimmen die Größen?
• Stimmen die Farben?
• Sind Namen korrekt?
• Sind Funktionen richtig?
• Sind Logo-Positionen einheitlich?
• Sind Stückzahlen vollständig?
• Gibt es sichtbare Beschädigungen?
• Ist die Kleidung korrekt zugeordnet?

Die Prüfung sollte nicht erst am Morgen des ersten Arbeitstages erfolgen.

Willkommenspaket vorbereiten

Firmenkleidung kann Teil eines vollständigen Willkommenspakets sein.

Ein mögliches Paket enthält:

• T-Shirts
• Poloshirts
• Sweatshirt
• Softshelljacke
• Cap oder Mütze
• Tasche oder Rucksack
• Namensschild
• Arbeitsunterlagen
• Firmenbroschüre
• Pflegehinweise
• Ansprechpartnerliste
• persönliche Begrüßungskarte

Ein ordentlich vorbereitetes Paket vermittelt:

• Wertschätzung
• Professionalität
• Zugehörigkeit
• Verlässlichkeit
• klare Unternehmensstandards

Beispiel für ein Onboarding-Paket

Für einen neuen Servicetechniker:

• fünf T-Shirts
• drei Poloshirts
• zwei Sweatshirts
• eine Fleecejacke
• eine Softshelljacke
• eine Winterjacke
• eine Cap
• ein Rucksack

Veredelung:

• Firmenlogo links auf der Brust
• Vorname rechts auf der Brust
• Service am Ärmel
• Firmenname auf dem Rücken von T-Shirts, Sweatshirts und Jacken

Der erste Arbeitstag: Kleidung vollständig übergeben

Am ersten Arbeitstag sollte die Ausstattung vollständig und vorbereitet übergeben werden.

Die Kleidung sollte nach Artikel und Größe sortiert sein.

Ein möglicher Ablauf:

1. Begrüßung des Mitarbeiters
2. Vorstellung des Bekleidungspakets
3. Erklärung der einzelnen Artikel
4. Kontrolle der Größen
5. Ausgabe dokumentieren
6. Pflegehinweise erläutern
7. Rückgabe- und Ersatzregelungen erklären
8. fehlende Teile erfassen

Die Kleidung sollte nicht ungeordnet in einem Karton übergeben werden.

Eine strukturierte Ausgabe wirkt professioneller und reduziert Verwechslungen.

Kleidungsausgabe dokumentieren

Unternehmen sollten dokumentieren, welche Artikel ausgegeben wurden.

Eine Ausgabeliste kann enthalten:

• Mitarbeitername
• Personalnummer
• Abteilung
• Standort
• Artikel
• Hersteller
• Artikelnummer
• Größe
• Farbe
• Stückzahl
• Personalisierung
• Ausgabedatum
• Rückgabepflicht
• Unterschrift

Beispiel

Die Dokumentation erleichtert:

• Nachbestellungen
• Ersatz bei Verschleiß
• Rückgabe bei Austritt
• Bestandskontrolle
• Kostenübersicht
• Größenänderungen
• Ausstattung bei Abteilungswechseln

Passform am ersten Arbeitstag kontrollieren

Auch bei vorheriger Größenabfrage sollte die Passform kontrolliert werden.

Geprüft werden sollten:

• Schulterbreite
• Ärmellänge
• Brustweite
• Rückenlänge
• Bewegungsfreiheit
• Sitz im Arbeitsalltag
• Platz für Kleidungsschichten
• Tragekomfort

Bei Jacken sollte geprüft werden, ob darunter Sweatshirt oder Fleece getragen werden kann.

Unpassende Kleidung sollte möglichst nicht über längere Zeit getragen werden. Schlechte Passform beeinträchtigt Komfort, Akzeptanz und professionelles Erscheinungsbild.

Was tun, wenn ein Teil nicht passt?

Für diesen Fall sollte ein klarer Prozess bestehen.

Mögliche Schritte:

1. Artikel dokumentieren
2. Größe prüfen
3. Ersatzgröße festlegen
4. vorhandenen Reservebestand kontrollieren
5. Nachbestellung auslösen
6. ungetragenes Teil gegebenenfalls intern neu zuordnen

Personalisierte Kleidung kann häufig nicht an andere Mitarbeiter weitergegeben werden.

Deshalb sind Musteranproben besonders sinnvoll.

Pflegehinweise erklären

Neue Mitarbeiter sollten wissen, wie Firmenkleidung gepflegt wird.

Wichtige Hinweise:

• Pflegeetikett beachten
• Kleidung auf links waschen
• Reißverschlüsse schließen
• bedruckte Flächen nicht direkt bügeln
• Stickerei nicht mit hoher Hitze direkt behandeln
• geeignete Waschtemperatur verwenden
• aggressive Bleichmittel vermeiden
• Trocknereignung prüfen
• Funktionsmaterialien entsprechend Herstellervorgabe pflegen

Eine falsche Pflege kann Druck, Form, Farbe oder Materialeigenschaften beeinträchtigen.

Verantwortlichkeiten zwischen Personalabteilung und Einkauf

Eine der häufigsten Ursachen für verspätete oder fehlerhafte Mitarbeiterkleidung sind unklare Zuständigkeiten.

Aufgaben der Personalabteilung

Die Personalabteilung kann verantwortlich sein für:

• Meldung neuer Mitarbeiter
• Eintrittsdatum
• Name
• Abteilung
• Funktion
• Standort
• Größenabfrage
• Freigabe personenbezogener Angaben
• Dokumentation der Ausgabe
• Rückgabe bei Austritt

Aufgaben des Einkaufs

Der Einkauf kann verantwortlich sein für:

• Bestellung
• Preisprüfung
• Artikelnummern
• Liefertermine
• Lieferantenkommunikation
• Budget
• Sammelbestellungen
• Rechnungsprüfung

Aufgaben der Abteilungsleitung

Die Abteilungsleitung kann klären:

• konkrete Tätigkeit
• benötigte Artikel
• Stückzahlen
• saisonale Anforderungen
• Funktion
• Abteilungskennzeichnung
• Ersatzbedarf

Aufgaben des Lagers oder der Verwaltung

Mögliche Aufgaben:

• Wareneingang
• Sortierung
• Bestandsführung
• Ausgabe
• Rücknahme
• Reservebestand
• Schadensmeldung

Ein sinnvoller Freigabeprozess

Ein möglicher Ablauf:

1. Personalabteilung meldet neuen Mitarbeiter.
2. Abteilungsleitung legt Bekleidungspaket fest.
3. Mitarbeiter gibt Größen an.
4. Personalabteilung prüft Name und Funktion.
5. Einkauf löst Bestellung aus.
6. Lager prüft Lieferung.
7. Personalabteilung dokumentiert die Ausgabe.

So wird verhindert, dass mehrere Stellen unkoordiniert dieselben Aufgaben erledigen.

Firmenkleidung für Praktikanten

Praktikanten benötigen häufig eine kleinere, flexibel einsetzbare Grundausstattung.

Geeignete Artikel:

• zwei bis drei T-Shirts
• ein Poloshirt
• ein Sweatshirt
• gegebenenfalls eine Jacke

Bei kurzen Praktika ist es oft sinnvoll, auf Namen zu verzichten.

Besser geeignet sind:

• Firmenlogo
• Praktikum
• Team
• Abteilung
• Standort

Vorteile übertragbarer Kleidung:

• wiederverwendbar
• weniger Kosten
• einfacher Reservebestand
• geringerer Verwaltungsaufwand

Bei Tätigkeiten mit Kundenkontakt kann eine klare Kennzeichnung hilfreich sein.

Firmenkleidung für Auszubildende

Auszubildende sollten von Anfang an vollständig und gleichwertig ausgestattet werden.

Ein mögliches Paket:

• fünf T-Shirts
• drei Poloshirts
• zwei Sweatshirts
• eine Fleecejacke
• eine Softshelljacke
• eine Winterjacke
• eine Cap oder Mütze
• eine Tasche

Mögliche Kennzeichnungen:

• Firmenlogo
• Vorname
• Ausbildung
• Azubi
• Abteilung
• Standort

Bei Auszubildenden sollte berücksichtigt werden:

• körperliche Entwicklung
• mögliche Größenänderungen
• Abteilungswechsel
• mehrjährige Ausbildungsdauer
• wechselnde Einsatzbereiche

Eine sehr konkrete Abteilungskennzeichnung kann unpraktisch sein, wenn Auszubildende regelmäßig zwischen Bereichen wechseln.

Firmenkleidung für duale Studenten

Duale Studenten arbeiten häufig in Büro, Projektleitung, Produktion oder Außendienst.

Geeignete Artikel:

• Poloshirts
• T-Shirts
• Half-Zip-Sweatshirts
• Softshelljacken
• Taschen oder Rucksäcke

Mögliche Kennzeichnungen:

• Firmenlogo
• Vorname
• Team
• Standort

Eine neutrale, abteilungsübergreifende Gestaltung ist häufig sinnvoll.

Firmenkleidung für Saisonkräfte und Aushilfen

Bei kurzfristig beschäftigten Mitarbeitern sollte die Kleidung möglichst flexibel bleiben.

Geeignete Kennzeichnungen:

• Firmenlogo
• Service
• Verkauf
• Lager
• Eventteam
• Saisonteam

Vollständige Namen sind häufig nicht erforderlich.

Ein Reservebestand in häufig benötigten Größen erleichtert die kurzfristige Ausstattung.

Ersatzkleidung einplanen

Ersatzkleidung ist wichtig, wenn:

• ein Artikel beschädigt wird
• Kleidung stark verschmutzt ist
• eine Größe falsch eingeschätzt wurde
• ein neuer Mitarbeiter kurzfristig beginnt
• eine Lieferung unvollständig ist
• Kleidung verloren geht
• ein Außeneinsatz unerwartet verlängert wird

Ein sinnvoller Reservebestand kann enthalten:

• T-Shirts
• Poloshirts
• Sweatshirts
• Fleecejacken
• Softshelljacken
• Caps
• Mützen

Reservekleidung sollte nach Möglichkeit nur das Firmenlogo tragen, damit sie flexibel zugeordnet werden kann.

Wie groß sollte der Reservebestand sein?

Die passende Menge hängt ab von:

• Mitarbeiterzahl
• Personalwechsel
• Einstellungsrhythmus
• Verschleiß
• Größenverteilung
• Lieferzeit
• Anzahl der Standorte
• saisonalen Schwankungen

Ein kleiner Betrieb benötigt möglicherweise nur wenige Ersatzteile.

Ein größeres Unternehmen kann einen Grundbestand in häufigen Größen führen:

• M
• L
• XL
• XXL

Sondergrößen sollten eher bedarfsgerecht bestellt werden.

Nachbestellungen organisieren

Nachbestellungen werden benötigt bei:

• Neueinstellungen
• Größenänderungen
• Verschleiß
• Verlust
• Abteilungswechsel
• Standortwechsel
• saisonaler Ergänzung
• Erweiterung der Grundausstattung

Für einheitliche Nachbestellungen sollten dokumentiert werden:

• Hersteller
• Artikelnummer
• Farbcode
• Logo-Datei
• Stickprogramm
• Garnfarben
• Druckdaten
• Motivgröße
• Position
• Schriftart
• Namensdarstellung
• Abteilungsbezeichnung
• Freigabemuster

Printex24 kann hinterlegte Stick- und Druckdaten für spätere Bestellungen erneut verwenden.

Nachbestellrhythmus festlegen

Statt jede einzelne Bestellung sofort auszulösen, können Unternehmen feste Bestelltermine definieren.

Beispiele:

• wöchentlich
• zweimal monatlich
• monatlich
• quartalsweise

Vorteile:

• gebündelte Stückzahlen
• geringerer Verwaltungsaufwand
• bessere Kostenübersicht
• weniger Einzelversand
• einfachere Kontrolle

Dringende Neueinstellungen können zusätzlich über einen Reservebestand abgesichert werden.

Rückgabe bei Austritt

Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters muss klar geregelt sein, welche Firmenkleidung zurückgegeben werden soll.

Zu klären sind:

• Welche Artikel bleiben beim Mitarbeiter?
• Welche Artikel sind Firmeneigentum?
• Welche Kleidung muss zurückgegeben werden?
• Wie wird der Zustand bewertet?
• Was passiert mit personalisierten Artikeln?
• Welche Kleidung kann erneut verwendet werden?
• Welche Artikel müssen ausgesondert werden?

Häufig zurückgeforderte Artikel

• Softshelljacken
• Winterjacken
• hochwertige Westen
• Arbeitsjacken
• Taschen
• Rucksäcke

Häufig nicht erneut verwendete Artikel

• stark getragene T-Shirts
• personalisierte Poloshirts
• Kleidung mit vollständigem Namen
• hygienisch ungeeignete Artikel

Die Regelung sollte intern dokumentiert und den Mitarbeitern bekannt sein.

Personalisierte Kleidung bei Austritt

Kleidung mit Namen ist meist nicht ohne Weiteres übertragbar.

Mögliche Lösungen:

• Name entfernen, sofern technisch sinnvoll
• Kleidung dem Mitarbeiter überlassen
• intern aussortieren
• als Ersatzteil für denselben Mitarbeiter bis zum Austritt nutzen
• nur hochwertige Artikel mit austauschbarer oder reduzierter Personalisierung ausstatten

Vor der Bestellung sollte bedacht werden, welche Artikel wirklich einen Namen benötigen.

Kleidung bei Abteilungswechsel

Wechselt ein Mitarbeiter intern, können Abteilungskennzeichnungen unpassend werden.

Eine flexible Gestaltung kann deshalb sein:

• Firmenlogo auf allen Artikeln
• Name nur auf Poloshirts und Jacken
• Abteilung nur auf ausgewählten Arbeitsartikeln
• neutrale Freizeit- und Reservekleidung

So bleibt ein größerer Teil der Ausstattung weiter nutzbar.

Checkliste: Vier Wochen vor Arbeitsbeginn

Tätigkeit prüfen

• Welche Aufgaben übernimmt der Mitarbeiter?
• Arbeitet er innen oder außen?
• Besteht Kundenkontakt?
• Welche Kleidung wird im Team getragen?
• Gibt es besondere Anforderungen?

Bekleidungspaket auswählen

• Welche Artikel werden benötigt?
• Wie viele Wechselteile sind sinnvoll?
• Welche saisonalen Artikel werden benötigt?
• Gibt es ein festes Paket für die Abteilung?

Größen abfragen

• Größen für jeden Artikel einzeln erfassen
• Damen-, Herren- oder Unisexschnitt klären
• Musteranprobe anbieten
• Sondergrößen prüfen

Logo und Personalisierungen festlegen

• Firmenlogo auswählen
• Mitarbeitername festlegen
• Funktion prüfen
• Abteilung bestimmen
• Standort festlegen
• Positionen auswählen

Bestellung vorbereiten

• Artikelnummern kontrollieren
• Farben prüfen
• Stückzahlen erfassen
• Lieferadresse festlegen
• Ansprechpartner benennen

Checkliste: Zwei Wochen vor Arbeitsbeginn

Bestellung kontrollieren

• Sind alle Artikel bestellt?
• Stimmen Größen und Stückzahlen?
• Sind Damen- und Herrenmodelle korrekt?
• Sind Farben richtig?

Namen freigeben

• Schreibweise prüfen
• Funktion bestätigen
• Abteilung vereinheitlichen
• Standort kontrollieren
• Personalisierungen schriftlich freigeben

Liefertermin abstimmen

• Lieferdatum bestätigen
• Wareneingang vorbereiten
• Ansprechpartner benennen
• Reservezeit einplanen

Ausgabe vorbereiten

• Ausgabeliste erstellen
• Bekleidungspaket zusammenstellen
• Willkommensunterlagen vorbereiten
• Pflegehinweise beilegen

Checkliste: Erster Arbeitstag

Kleidung vollständig übergeben

• alle Artikel bereitstellen
• Größen und Stückzahlen gemeinsam prüfen
• Veredelungen kontrollieren
• fehlende Teile notieren

Ausgabe dokumentieren

• Artikel erfassen
• Anzahl dokumentieren
• Datum festhalten
• Rückgabepflicht erklären
• gegebenenfalls Unterschrift einholen

Passform kontrollieren

• Bewegungsfreiheit prüfen
• Ärmellänge kontrollieren
• Jacken mit Kleidungsschichten testen
• unpassende Größen dokumentieren

Pflege und Nutzung erklären

• Waschhinweise
• Trocknereignung
• Umgang mit Druck und Stickerei
• Ersatzbestellungen
• Rückgabe bei Austritt

Häufige Fehler beim Onboarding mit Firmenkleidung

Größen erst am ersten Arbeitstag abfragen

Dadurch kann die Kleidung nicht rechtzeitig vorbereitet werden.

Für alle Artikel dieselbe Größe bestellen

T-Shirts, Poloshirts, Sweatshirts und Jacken fallen unterschiedlich aus.

Kleidung zu spät bestellen

Neue Mitarbeiter müssen vorübergehend private oder uneinheitliche Kleidung tragen.

Namen nicht schriftlich kontrollieren

Fehlerhafte Personalisierungen verursachen unnötige Kosten.

Keine klaren Zuständigkeiten festlegen

Personalabteilung, Einkauf und Abteilungsleitung gehen davon aus, dass jeweils die andere Stelle bestellt.

Zu wenig Wechselkleidung vorsehen

Der Mitarbeiter kann die Kleidung nicht regelmäßig wechseln und waschen.

Keine Reservekleidung führen

Kurzfristige Neueinstellungen können nicht ausgestattet werden.

Personalisierung auf allen Artikeln

Dadurch wird die Kleidung bei Austritt oder Abteilungswechsel kaum weiterverwendbar.

Ausgabe nicht dokumentieren

Nachbestellungen, Rückgaben und Bestandskontrolle werden schwieriger.

Keine Rückgaberegelung festlegen

Beim Austritt ist unklar, welche Artikel zurückgegeben werden müssen.

Firmenkleidung mit Schutzkleidung verwechseln

Bedruckte oder bestickte Kleidung ersetzt keine vorgeschriebene Warn-, Arbeits- oder Schutzbekleidung.

Praxisbeispiel: Onboarding in einem wachsenden Handwerksbetrieb

Ein Handwerksbetrieb stellt regelmäßig Monteure, Servicetechniker und Projektleiter ein.

Bisher wurde Firmenkleidung erst nach Arbeitsbeginn bestellt.

Dadurch entstanden:

• unterschiedliche Übergangskleidung
• falsche Größen
• einzelne Expressbestellungen
• fehlerhafte Namen
• uneinheitliche Artikel
• zusätzliche Versandkosten

Neuer Ablauf

Nach Vertragsunterzeichnung meldet die Personalabteilung:

• Name
• Eintrittsdatum
• Abteilung
• Funktion
• Standort

Die Abteilungsleitung wählt das passende Bekleidungspaket.

Ausstattung für Monteure

• fünf T-Shirts
• drei Poloshirts
• zwei Sweatshirts
• eine Fleecejacke
• eine Softshelljacke
• eine Winterjacke
• eine Cap

Ausstattung für Servicetechniker

• vier T-Shirts
• vier Poloshirts
• zwei Sweatshirts
• eine Fleecejacke
• eine Softshelljacke
• eine Winterjacke
• einen Rucksack

Ausstattung für Projektleiter

• fünf Poloshirts
• zwei Hemden
• zwei Half-Zip-Sweatshirts
• eine Softshellweste
• eine Softshelljacke
• eine Winterjacke

Vier Wochen vor Arbeitsbeginn

• Mitarbeiter erhält ein Größenformular
• Musterteile stehen zur Anprobe bereit
• Name und Funktion werden freigegeben
• Bestellung wird ausgelöst

Zwei Wochen vor Arbeitsbeginn

• Personalabteilung kontrolliert die Bestellung
• Einkauf bestätigt den Liefertermin
• Lager bereitet die Ausgabe vor

Vor dem ersten Arbeitstag

• Kleidung wird geprüft
• nach Mitarbeitern sortiert
• in einen Rucksack gepackt
• mit Pflegehinweisen versehen

Am ersten Arbeitstag

• Mitarbeiter erhält das vollständige Paket
• Größen werden kontrolliert
• Ausgabe wird dokumentiert
• Rückgabe- und Ersatzregeln werden erklärt

Durch den festen Ablauf sinken Fehlbestellungen, Expresskosten und Verwaltungsaufwand.

Firmenkleidung für den ersten Arbeitstag von Printex24

Printex24 unterstützt Unternehmen, Handwerksbetriebe, Industrieunternehmen, Dienstleister, Logistikunternehmen, Gastronomiebetriebe und Filialbetriebe bei der rechtzeitigen Ausstattung neuer Mitarbeiter.

Zum Angebot gehören:

• T-Shirts
• Funktionsshirts
• Poloshirts
• Hemden und Blusen
• Sweatshirts
• Hoodies
• Sweatjacken
• Half-Zip-Sweatshirts
• Fleecejacken
• Fleecewesten
• Softshelljacken
• Softshellwesten
• Arbeitsjacken
• Winterjacken
• Caps und Mützen
• Taschen und Rucksäcke
• hochwertige Stickerei
• moderner DTF-Druck
• Firmenlogos
• Mitarbeiternamen
• Abteilungen
• Funktionen
• Standorte
• kleine und große Stückzahlen
• spätere Nachbestellungen

Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung verbindet Printex24 professionelle Textilauswahl mit hochwertiger Stickerei und modernem Textildruck.

Gespeicherte Stick- und Druckdaten erleichtern die spätere Ausstattung weiterer Mitarbeiter. Eine standardisierte Grundkollektion sorgt dafür, dass neue Beschäftigte einheitlich und professionell in das Unternehmen integriert werden.

Angebot für Onboarding-Firmenkleidung anfragen

Für eine erste Planung werden benötigt:

• Firmenname
• Firmenlogo
• Branche
• Tätigkeit des neuen Mitarbeiters
• Abteilung
• Standort
• gewünschte Artikel
• Stückzahlen
• Größen
• Damen-, Herren- oder Unisexmodelle
• Mitarbeiternamen
• Funktionen
• gewünschte Veredelungspositionen
• Eintrittsdatum
• Lieferadresse
• gewünschter Liefertermin
• Angaben zu späteren Nachbestellungen

Auf dieser Grundlage kann Printex24 ein passendes Bekleidungspaket für den ersten Arbeitstag zusammenstellen.

Häufig gestellte Fragen

Wann sollte Firmenkleidung für neue Mitarbeiter bestellt werden?

Möglichst sobald Eintrittsdatum, Tätigkeit, Größen und Personalisierungen feststehen. Eine Bestellung mehrere Wochen vor Arbeitsbeginn schafft ausreichend Zeit für Prüfung, Produktion und Lieferung.

Wie werden Größen vor Arbeitsbeginn erfasst?

Am besten über Musterteile oder einen Größensatz. Alternativ können Größen über ein standardisiertes Formular abgefragt werden.

Sollte jeder neue Mitarbeiter ein festes Bekleidungspaket erhalten?

Ja, standardisierte Pakete erleichtern Bestellung, Kostenplanung und Nachbestellung. Die Pakete können je nach Abteilung unterschiedlich aufgebaut sein.

Soll der Mitarbeitername auf jeder Kleidung stehen?

Nicht unbedingt. Namen können auf Poloshirts und Jacken beschränkt werden. T-Shirts und Sweatshirts können neutraler gestaltet werden.

Welche Veredelung eignet sich für Mitarbeiterkleidung?

Stickerei eignet sich besonders für Poloshirts, Fleecejacken, Softshelljacken, Westen und Caps. DTF-Druck eignet sich für T-Shirts, Hoodies, Sweatshirts, größere Rückenlogos und Abteilungsbezeichnungen.

Was gehört in ein Willkommenspaket?

Je nach Tätigkeit können T-Shirts, Poloshirts, Sweatshirts, Jacke, Cap, Tasche, Pflegehinweise und weitere Onboarding-Unterlagen enthalten sein.

Wie wird die Kleidungsausgabe dokumentiert?

Über eine Ausgabeliste mit Mitarbeitername, Artikel, Größe, Anzahl, Datum und gegebenenfalls Rückgabepflicht.

Was passiert, wenn die Kleidung nicht passt?

Die falsche Größe sollte dokumentiert und eine Ersatzgröße bestellt werden. Nicht personalisierte, ungetragene Kleidung kann möglicherweise intern weiterverwendet werden.

Sollte Ersatzkleidung auf Lager liegen?

Ein kleiner Reservebestand ist besonders bei regelmäßigen Neueinstellungen sinnvoll. Er sollte möglichst nur mit Firmenlogo versehen und nicht personalisiert sein.

Wie werden Praktikanten ausgestattet?

Für Praktikanten reicht häufig eine kleinere, übertragbare Grundausstattung ohne Namen.

Wie werden Auszubildende ausgestattet?

Auszubildende sollten eine vollständige Grundausstattung erhalten. Größenänderungen und Abteilungswechsel während der Ausbildungszeit sollten berücksichtigt werden.

Muss Firmenkleidung bei Austritt zurückgegeben werden?

Das hängt von den internen Regelungen ab. Hochwertige Jacken, Westen, Taschen und weitere Firmeneigentümer werden häufig zurückgefordert.

Können einzelne neue Mitarbeiter nachbestellt werden?

Ja. Hinterlegte Artikel-, Stick- und Druckdaten erleichtern die einheitliche Nachbestellung.

Können mehrere Standorte denselben Onboarding-Prozess nutzen?

Ja. Eine zentrale Grundkollektion kann für alle Standorte festgelegt und um Standort- oder Abteilungsbezeichnungen ergänzt werden.

Fazit

Firmenkleidung sollte ein fester Bestandteil des Onboardings sein. Neue Mitarbeiter wirken vom ersten Arbeitstag an professionell, fühlen sich schneller als Teil des Teams und erhalten klare Orientierung über die Bekleidungsstandards des Unternehmens.

Entscheidend ist eine frühzeitige Planung. Vier Wochen vor Arbeitsbeginn sollten Tätigkeit, Bekleidungspaket, Größen, Firmenlogo und Personalisierungen feststehen. Zwei Wochen vor Arbeitsbeginn sollten Bestellung, Namen und Liefertermin kontrolliert werden. Am ersten Arbeitstag wird die Kleidung vollständig übergeben, dokumentiert und auf Passform geprüft.

Standardisierte Bekleidungspakete, Mustergrößen, klare Verantwortlichkeiten und dokumentierte Nachbestelldaten reduzieren Fehler und Verwaltungsaufwand. Praktikanten, Auszubildende, Saisonkräfte und neue Mitarbeiter können dabei unterschiedlich ausgestattet werden.

Auch Ersatzkleidung und Rückgabe bei Austritt sollten bereits im Vorfeld geregelt sein. So entsteht ein zuverlässiger Prozess von der Einstellung bis zur späteren Nachbestellung.

Printex24 begleitet Unternehmen mit mehr als 25 Jahren Erfahrung von der Auswahl geeigneter Textilien über die Logoaufbereitung bis zur fertigen Stickerei oder zum professionellen Textildruck. So kann die Firmenkleidung rechtzeitig und vollständig zum ersten Arbeitstag bereitliegen.

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Autor: Klaus Unterseer, Inhaber von Printex24
Fachliche Erfahrung: Mehr als 25 Jahre Stickerei, Textildruck und Firmenkleidung
Zuletzt fachlich überarbeitet: Juli 2026