Wie viel Firmenkleidung auf Lager

Wie viel Firmenkleidung sollte ein Unternehmen auf Lager haben?

Firmenkleidung sollte nicht nur für die aktuell beschäftigten Mitarbeiter bestellt werden. Unternehmen benötigen zusätzlich einen sinnvoll geplanten Reservebestand, damit neue Mitarbeiter, Größenwechsel, beschädigte Kleidungsstücke und kurzfristige Personalengpässe ohne lange Wartezeiten abgefangen werden können.

Wie groß dieser Lagerbestand sein sollte, hängt stark von der Unternehmensgröße, der Personalfluktuation, den eingesetzten Textilien und den Lieferzeiten ab. Ein kleiner Handwerksbetrieb benötigt eine andere Reserve als ein Logistikunternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern und regelmäßigen Neueinstellungen.

Zu viel Lagerbestand bindet Kapital und kann dazu führen, dass Textilien veralten, nicht mehr zum Corporate Design passen oder in unpassenden Größen liegen bleiben. Ein zu kleiner Bestand verursacht dagegen dringende Einzelbestellungen, höhere Stückkosten und uneinheitliche Übergangslösungen.

Die richtige Lösung liegt daher nicht in einer pauschalen Stückzahl, sondern in einem kontrollierten Mindestbestand, der regelmäßig überprüft und an den tatsächlichen Verbrauch angepasst wird.

Das Wichtigste auf einen Blick

Die benötigte Menge an Firmenkleidung auf Lager wird beeinflusst durch:

• Anzahl der Mitarbeiter
• Anzahl der Neueinstellungen
• Personalfluktuation
• Zahl der Standorte
• Lieferzeit der Textilien
• Produktionszeit für Stickerei oder Textildruck
• Anzahl der eingesetzten Kleidungsarten
• Größenverteilung
• Damen-, Herren- und Unisexmodelle
• saisonale Unterschiede
• Häufigkeit von Beschädigungen und Verschleiß
• Verwendung von Mitarbeiternamen
• Verfügbarkeit der Textilmodelle
• Möglichkeit, Nachbestellungen zu bündeln
• betriebliche Wasch- und Wechselrhythmen

Als Grundsatz gilt: Häufig benötigte, neutrale Artikel sollten in mehreren Größen vorrätig sein. Personalisierte Kleidung sollte dagegen nur gezielt bestellt und nicht in größeren Mengen eingelagert werden.

Warum Unternehmen Reservekleidung benötigen

Im Arbeitsalltag entstehen regelmäßig Situationen, in denen zusätzliche Firmenkleidung benötigt wird.

Typische Gründe sind:

• neue Mitarbeiter beginnen kurzfristig
• ein Mitarbeiter benötigt eine andere Größe
• ein Kleidungsstück wird beschädigt
• Firmenkleidung geht verloren
• zusätzliche Saisonkräfte werden eingestellt
• ein Standort wächst
• ein neues Projekt startet
• ein Team wird vorübergehend verstärkt
• Kleidung wird durch häufiges Waschen ersetzt
• ein Mitarbeiter wechselt die Abteilung
• eine Veranstaltung erfordert zusätzliche Teamkleidung
• ein Artikel wird verschmutzt und ist kurzfristig nicht verfügbar

Ohne Reservebestand muss bei jedem einzelnen Bedarf neu bestellt werden. Das kann zu längeren Wartezeiten, höheren Stückkosten und zusätzlichem Verwaltungsaufwand führen.

Was bedeutet Reservebestand bei Firmenkleidung?

Zum Reservebestand gehören neutrale Kleidungsstücke, die noch keinem bestimmten Mitarbeiter fest zugeordnet sind.

Typische Reserveartikel sind:

• T-Shirts
• Poloshirts
• Sweatshirts
• Fleecejacken
• Softshelljacken
• Westen
• Caps
• Mützen
• Schürzen
• geeignete Hemden und Blusen

Die Textilien können bereits mit dem allgemeinen Firmenlogo bestickt oder bedruckt sein. Persönliche Namen, Funktionen oder standortbezogene Angaben sollten jedoch nur dann angebracht werden, wenn sie flexibel einsetzbar bleiben.

Ein neutrales Poloshirt mit Firmenlogo kann mehreren Mitarbeitern ausgegeben werden. Ein Poloshirt mit dem Namen „Thomas“ ist dagegen nur sehr eingeschränkt verwendbar.

Gibt es eine pauschale Lagerempfehlung?

Eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht. Für eine erste Planung kann jedoch mit prozentualen Reservewerten gearbeitet werden.

Als Orientierung können Unternehmen folgende Bereiche prüfen:

• kleine stabile Teams: etwa 5 bis 10 Prozent Reserve
• mittelgroße Unternehmen: etwa 8 bis 15 Prozent Reserve
• Unternehmen mit regelmäßigen Neueinstellungen: etwa 10 bis 20 Prozent Reserve
• Saisonbetriebe oder Unternehmen mit hoher Fluktuation: etwa 15 bis 25 Prozent Reserve

Diese Werte beziehen sich nicht automatisch auf jedes einzelne Kleidungsstück. Ein Unternehmen muss nicht von jeder Winterjacke 20 Prozent zusätzlich lagern.

Der Reserveanteil sollte nach Artikelart, Größe und Verbrauch unterschiedlich festgelegt werden.

Beispiel für einen kleinen Betrieb

Ein Handwerksbetrieb beschäftigt 20 Mitarbeiter.

Jeder Mitarbeiter erhält:

• fünf T-Shirts
• zwei Poloshirts
• zwei Sweatshirts
• eine Fleecejacke
• eine Softshelljacke

Der reguläre Bedarf beträgt damit:

• 100 T-Shirts
• 40 Poloshirts
• 40 Sweatshirts
• 20 Fleecejacken
• 20 Softshelljacken

Ein sinnvoller Reservebestand könnte beispielsweise umfassen:

• zwölf bis 20 zusätzliche T-Shirts
• sechs bis zehn zusätzliche Poloshirts
• vier bis sechs zusätzliche Sweatshirts
• zwei bis vier Fleecejacken
• zwei bis drei Softshelljacken

Die Reserve sollte auf die am häufigsten benötigten Größen verteilt werden.

Beispiel für ein mittelständisches Unternehmen

Ein Produktionsunternehmen beschäftigt 150 Mitarbeiter und stellt regelmäßig neue Mitarbeiter ein.

Die Grundausstattung besteht aus:

• fünf T-Shirts
• drei Poloshirts
• zwei Sweatshirts
• einer Fleecejacke
• einer Softshelljacke

Für den Reservebestand sollte nicht einfach jede Gesamtmenge pauschal um denselben Prozentsatz erhöht werden.

Sinnvoller ist beispielsweise:

• höhere Reserve bei T-Shirts und Poloshirts
• mittlere Reserve bei Sweatshirts
• kleinere Reserve bei Fleece- und Softshelljacken
• zusätzliche Bestände in häufig benötigten Größen
• einzelne Artikel in kleinen und sehr großen Größen
• neutrale Kleidung für kurzfristige Neueinstellungen

Beispiel für ein Unternehmen mit hoher Fluktuation

Ein Logistikbetrieb beschäftigt 500 Mitarbeiter. Monatlich beginnen neue Beschäftigte, gleichzeitig verlassen andere das Unternehmen.

In diesem Fall kann ein zentraler Bestand sinnvoll sein, der folgende Mengen abdeckt:

• Kleidung für mehrere komplette Neueinstellungen
• häufig benötigte Ersatzgrößen
• neutrale Bekleidungspakete für die ersten Arbeitstage
• saisonale Zusatzkleidung
• Ersatz für beschädigte Textilien
• einen Sicherheitsbestand für Lieferverzögerungen

Ein solcher Betrieb sollte nicht nur prozentual planen, sondern den tatsächlichen durchschnittlichen Monatsverbrauch auswerten.

Den Monatsverbrauch als Grundlage verwenden

Unternehmen mit regelmäßigen Nachbestellungen können den Lagerbestand anhand des tatsächlichen Verbrauchs berechnen.

Dafür werden beispielsweise die vergangenen zwölf Monate ausgewertet.

Erfasst werden:

• ausgegebene T-Shirts
• ausgegebene Poloshirts
• ausgegebene Sweatshirts
• ausgegebene Jacken
• Neueinstellungen
• Ersatz wegen Verschleiß
• Größenwechsel
• Verluste
• saisonale Bedarfe

Aus diesen Daten lässt sich ein durchschnittlicher Monatsverbrauch bestimmen.

Beispiel:

Pro Monat werden durchschnittlich ausgegeben:

• 30 T-Shirts
• 15 Poloshirts
• acht Sweatshirts
• vier Fleecejacken
• drei Softshelljacken

Bei einer Liefer- und Produktionszeit von vier Wochen kann mindestens ein Monatsbedarf als Reserve erforderlich sein. Bei längeren Lieferzeiten oder starken Schwankungen sollte ein zusätzlicher Sicherheitsbestand eingeplant werden.

Lieferzeit bei der Lagerplanung berücksichtigen

Je länger die Wiederbeschaffung dauert, desto größer sollte der Reservebestand sein.

Zur Lieferzeit gehören:

• Verfügbarkeit des Grundtextils
• Versand des Textils
• Prüfung der Bestellung
• Stickerei oder Textildruck
• Qualitätskontrolle
• Verpackung
• Sortierung
• Versand zum Unternehmen

Eine Bestellung kann besonders lange dauern, wenn:

• Textilien nicht sofort verfügbar sind
• große Mengen benötigt werden
• mehrere Namen personalisiert werden
• verschiedene Standorte beliefert werden
• ein neues Motiv eingerichtet werden muss
• ein Muster freigegeben werden soll
• eine hohe saisonale Auslastung besteht

Unternehmen sollten deshalb nicht erst nachbestellen, wenn der letzte Artikel ausgegeben wurde.

Mindestbestand und Meldebestand unterscheiden

Für eine strukturierte Lagerplanung sind zwei Begriffe hilfreich:

Mindestbestand

Der Mindestbestand ist die Menge, die nicht unterschritten werden sollte.

Er dient als Sicherheitsreserve für:

• kurzfristige Neueinstellungen
• dringende Größenwechsel
• beschädigte Kleidung
• Lieferverzögerungen
• unvorhergesehene Ausgaben

Meldebestand

Der Meldebestand ist die Menge, bei deren Erreichen eine neue Bestellung ausgelöst wird.

Er liegt über dem Mindestbestand.

Beispiel:

• Mindestbestand T-Shirt Größe L: zehn Stück
• Meldebestand T-Shirt Größe L: 25 Stück

Sobald nur noch 25 Stück vorhanden sind, wird nachbestellt. Während der Produktions- und Lieferzeit kann der Bestand weiter sinken, ohne dass sofort ein Engpass entsteht.

Sicherheitsbestand einplanen

Der Sicherheitsbestand schützt vor unvorhergesehenen Ereignissen.

Dazu gehören:

• Lieferverzögerungen
• ungewöhnlich viele Neueinstellungen
• größere Projekte
• kurzfristige Saisonkräfte
• beschädigte Lieferungen
• nicht verfügbare Größen
• unerwartete Personalwechsel
• Veranstaltungsbedarf

Der Sicherheitsbestand sollte bei häufig benötigten Artikeln größer sein als bei selten ausgegebenen Kleidungsstücken.

Welche Artikel sollten stärker bevorratet werden?

Besonders häufig benötigt werden in vielen Unternehmen:

• T-Shirts
• Poloshirts
• Sweatshirts
• einfache Fleecejacken
• neutrale Caps
• neutrale Schürzen

Diese Artikel können regelmäßig verschleißen und werden häufig mehrfach pro Mitarbeiter ausgegeben.

Eine höhere Reserve ist daher meist sinnvoll.

Welche Artikel sollten nur begrenzt gelagert werden?

Teurere und seltener benötigte Artikel sollten vorsichtiger bevorratet werden.

Dazu gehören häufig:

• Softshelljacken
• Winterjacken
• hochwertige Westen
• spezielle Hemden und Blusen
• seltene Funktionsbekleidung
• sehr spezielle Farben
• saisonale Sonderartikel

Bei solchen Artikeln reichen häufig einzelne Reservegrößen oder ein kleiner Sicherheitsbestand.

Größenverteilung richtig planen

Der Reservebestand sollte nicht gleichmäßig auf alle Größen verteilt werden.

In vielen Unternehmen werden Größen wie M, L, XL und XXL häufiger benötigt als sehr kleine oder sehr große Größen. Die tatsächliche Verteilung ist jedoch von Belegschaft und Branche abhängig.

Eine sinnvolle Grundlage sind die bisherigen Bestelldaten.

Beispiel für eine mögliche Verteilung:

• XS: 3 Prozent
• S: 10 Prozent
• M: 22 Prozent
• L: 28 Prozent
• XL: 22 Prozent
• XXL: 10 Prozent
• 3XL und größer: 5 Prozent

Diese Verteilung ist nur ein Beispiel. Unternehmen sollten ihre eigenen Größenlisten auswerten.

Häufige Größen stärker bevorraten

Wenn ein Unternehmen feststellt, dass Größe L besonders häufig ausgegeben wird, sollte diese Größe einen höheren Mindestbestand erhalten.

Beispiel für T-Shirts:

• S: fünf Stück
• M: zwölf Stück
• L: 20 Stück
• XL: 16 Stück
• XXL: acht Stück
• 3XL: drei Stück

Ein identischer Bestand von jeweils zehn Stück pro Größe wäre hier weniger sinnvoll.

Kleine und große Größen nicht vergessen

Seltene Größen sollten nicht vollständig fehlen.

Beginnt kurzfristig ein Mitarbeiter mit Größe XS oder 5XL, hilft ein großer Bestand in Größe L nicht weiter.

Für seltene Größen können einzelne neutrale Artikel vorgehalten werden.

Besonders wichtig ist vorher zu prüfen:

• ob das Modell in der Größe verfügbar ist
• ob die Farbe in Übergrößen angeboten wird
• ob ein Ergänzungsmodell notwendig ist
• ob dieses Modell optisch zur Hauptkollektion passt

Damen-, Herren- und Unisexmodelle berücksichtigen

Ein Lagerbestand wird komplexer, wenn verschiedene Schnitte geführt werden.

Beispielsweise:

• Damen-Poloshirt
• Herren-Poloshirt
• Unisex-T-Shirt
• Damen-Softshelljacke
• Herren-Softshelljacke

Jedes Modell benötigt eigene Größen und Artikelnummern.

Unternehmen sollten prüfen, ob für Reservekleidung teilweise Unisexmodelle eingesetzt werden können.

Vorteile neutraler Unisexartikel sind:

• weniger Varianten
• einfachere Lagerhaltung
• flexiblere Ausgabe
• geringeres Risiko von Restbeständen

Für die dauerhafte Ausstattung können weiterhin Damen- und Herrenmodelle verwendet werden.

Reservekleidung ohne Namen lagern

Personalisierte Kleidung eignet sich schlecht für einen allgemeinen Lagerbestand.

Ein Kleidungsstück mit Mitarbeitername kann bei Personalwechseln häufig nicht weiterverwendet werden.

Reservekleidung sollte deshalb möglichst nur enthalten:

• Firmenlogo
• allgemeine Abteilungsbezeichnung
• neutrale Standortangabe
• allgemeine Funktion

Nicht empfehlenswert für Lagerware sind:

• persönliche Namen
• individuelle Personalnummern
• seltene Funktionen
• kurzfristige Projektbezeichnungen
• kundenspezifische Angaben

Allgemeine Funktionsbezeichnungen statt Namen

Statt persönlicher Namen können neutrale Bezeichnungen verwendet werden.

Beispiele:

• Service
• Montage
• Logistik
• Werkstatt
• Kundenservice
• Teamleitung
• Produktion
• Fahrer
• Beratung

Diese Textilien bleiben auch bei Personalwechseln einsetzbar.

Zu viele unterschiedliche Funktionen erhöhen jedoch die Zahl der Lagerartikel. Deshalb sollten nur wirklich notwendige Kennzeichnungen verwendet werden.

Reservekleidung für neue Mitarbeiter

Neue Mitarbeiter benötigen häufig bereits am ersten Arbeitstag eine erkennbare Firmenkleidung.

Eine mögliche Übergangslösung besteht aus:

• zwei bis drei T-Shirts
• einem Poloshirt
• einem Sweatshirt
• einer Fleece- oder Softshelljacke

Diese Artikel können neutral aus dem Lager ausgegeben werden.

Nach der Probezeit oder nach bestätigter Größenwahl wird die vollständige persönliche Ausstattung bestellt.

Vorteile:

• sofortige Ausstattung
• weniger Zeitdruck
• weniger fehlerhafte Größen
• geringeres Risiko bei kurzen Beschäftigungsverhältnissen
• personalisierte Kleidung wird erst später produziert

Firmenkleidung während der Probezeit

Bei hoher Personalfluktuation kann es sinnvoll sein, in der Probezeit zunächst neutrale Kleidung auszugeben.

Personalisierte Artikel werden dann bestellt, wenn:

• die Größe sicher feststeht
• der Mitarbeiter dauerhaft beschäftigt bleibt
• die genaue Tätigkeit festgelegt ist
• der Standort bestätigt ist
• Name und Funktion verbindlich sind

Dies reduziert unbrauchbare personalisierte Restbestände.

Rückgabe von Firmenkleidung berücksichtigen

Unternehmen sollten festlegen, was bei einem Austritt mit der Firmenkleidung geschieht.

Mögliche Regelungen sind:

• Kleidung bleibt beim Mitarbeiter
• Kleidung wird vollständig zurückgegeben
• nur Jacken und hochwertige Artikel werden zurückgegeben
• personalisierte Kleidung wird nicht wiederverwendet
• neutrale Kleidung wird geprüft und erneut ausgegeben

Zurückgegebene Kleidung sollte nur wiederverwendet werden, wenn:

• sie hygienisch aufbereitet werden kann
• sie technisch einwandfrei ist
• das Logo aktuell ist
• keine starken Gebrauchsspuren vorhanden sind
• keine persönliche Namenskennzeichnung stört

Gebrauchte Reservekleidung getrennt lagern

Neue und bereits getragene Textilien sollten nicht ungeordnet vermischt werden.

Sinnvoll sind getrennte Bereiche für:

• neue Lagerware
• gereinigte Rückläufer
• beschädigte Kleidung
• auszusondernde Textilien
• Musterartikel
• veraltete Logo-Versionen

Dadurch wird verhindert, dass versehentlich beschädigte oder veraltete Kleidung ausgegeben wird.

Lagerbestand nach Artikelgruppen organisieren

Eine klare Lagerstruktur kann beispielsweise so aufgebaut werden:

T-Shirts

Sortierung nach:

• Modell
• Farbe
• Schnitt
• Größe

Poloshirts

Sortierung nach:

• Damen oder Herren
• Farbe
• Größe
• Veredelungsvariante

Sweatshirts

Sortierung nach:

• Rundhals oder Jacke
• Farbe
• Größe
• Abteilung

Außenjacken

Sortierung nach:

• Fleece
• Softshell
• Winter
• Schnitt
• Größe

Jede Lagerposition sollte eindeutig beschriftet sein.

Artikelnummern im Lager verwenden

Eine Bezeichnung wie „blaues Poloshirt Größe L“ ist nicht eindeutig genug.

Die Lagerkennzeichnung sollte enthalten:

• Hersteller
• Artikelnummer
• Modell
• Farbe
• Schnitt
• Größe
• Logo-Version
• Veredelung

Beispiel:

Hersteller X – Artikel 2450 – Navy – Herren – L – Brustlogo

Damit lassen sich ähnliche Artikel besser unterscheiden.

Lagerliste oder digitales System verwenden

Bereits bei kleineren Beständen sollte eine zentrale Übersicht geführt werden.

Mögliche Angaben sind:

• Artikelnummer
• Artikelbezeichnung
• Farbe
• Schnitt
• Größe
• aktueller Bestand
• Mindestbestand
• Meldebestand
• Standort
• letzte Ausgabe
• letzte Nachbestellung
• Auftragsnummer

Die Liste kann geführt werden als:

• Tabellenkalkulation
• Warenwirtschaftssystem
• Personalverwaltung
• internes Bestellportal
• Lagerverwaltungssoftware
• einfaches digitales Formular

Entscheidend ist, dass alle Ausgaben und Zugänge zeitnah erfasst werden.

Firmenkleidung bei mehreren Standorten lagern

Unternehmen mit mehreren Niederlassungen müssen entscheiden, ob die Reserve zentral oder dezentral gelagert wird.

Zentrales Lager

Vorteile:

• bessere Bestandsübersicht
• weniger doppelte Lagerbestände
• einheitliche Artikel
• zentrale Kontrolle
• einfachere Nachbestellungen

Nachteile:

• interner Versand zu den Standorten
• längere Wege
• kurzfristige Ausgabe nicht immer möglich

Dezentrale Lagerung

Vorteile:

• schnelle Ausgabe vor Ort
• geringerer interner Versand
• direkte Verantwortung des Standorts

Nachteile:

• höhere Gesamtbestände
• weniger Transparenz
• Gefahr unterschiedlicher Modelle
• kleinere Einzelbestellungen
• doppelte Reserve in mehreren Filialen

Eine Kombination ist häufig sinnvoll: kleiner Grundbestand vor Ort und größerer Sicherheitsbestand im Zentrallager.

Reservebestand nach Standort planen

Nicht jeder Standort benötigt dieselbe Menge.

Ein Standort mit:

• hoher Personalfluktuation
• vielen Saisonkräften
• häufigen Neueinstellungen
• großem Außenteam

benötigt meist eine größere Reserve als eine kleine Verwaltungseinheit mit stabiler Belegschaft.

Die Lagerplanung sollte deshalb standortbezogen erfolgen.

Saisonale Firmenkleidung planen

Sommer- und Winterkleidung sollten getrennt betrachtet werden.

Sommerreserve

Typische Artikel:

• T-Shirts
• Poloshirts
• Funktionsshirts
• Caps
• leichte Westen

Winterreserve

Typische Artikel:

• Longsleeves
• Sweatshirts
• Fleecejacken
• Softshelljacken
• Winterjacken
• Mützen

Winterjacken sind teurer und benötigen mehr Lagerplatz. Daher sollte der Bestand geringer sein und frühzeitig vor der Saison überprüft werden.

Wann sollte Winterkleidung nachbestellt werden?

Die Planung sollte nicht erst beim ersten Kälteeinbruch beginnen.

Sinnvoll ist eine Bestandsprüfung:

• im Spätsommer
• vor Beginn der kalten Saison
• vor geplanten Neueinstellungen
• vor größeren Außeneinsätzen
• vor Saisonprojekten

Dadurch bleibt genug Zeit für Textilbeschaffung, Stickerei, Textildruck, Qualitätskontrolle und Sortierung.

Saisonkräfte gesondert einplanen

Unternehmen mit saisonalem Personalbedarf benötigen einen zusätzlichen Bestand.

Typische Branchen sind:

• Landwirtschaft
• Gartenbau
• Gastronomie
• Hotellerie
• Logistik
• Einzelhandel
• Veranstaltungswirtschaft
• Tourismus
• Winterdienst

Für Saisonkräfte eignen sich besonders:

• neutrale T-Shirts
• Poloshirts
• Sweatshirts
• Fleecejacken
• Caps
• Mützen

Persönliche Namen sollten bei kurzfristig Beschäftigten möglichst vermieden werden.

Veranstaltungs- und Aktionskleidung separat behandeln

Firmenkleidung für:

• Messen
• Firmenläufe
• Tage der offenen Tür
• Jubiläen
• Eröffnungen
• Promotionaktionen

sollte nicht automatisch mit der regulären Arbeitskleidung vermischt werden.

Ein eigenes Lagersegment verhindert, dass Aktionsshirts versehentlich als tägliche Firmenkleidung ausgegeben werden.

Bei Veranstaltungstextilien sollte außerdem geprüft werden, ob Restbestände später noch einsetzbar sind.

Jahreszahlen oder einmalige Aktionsnamen können die Wiederverwendung einschränken.

Lagerplatz realistisch berücksichtigen

Firmenkleidung benötigt ausreichend trockenen und sauberen Lagerraum.

Besonders viel Platz benötigen:

• Winterjacken
• Softshelljacken
• Fleecejacken
• verpackte Mitarbeiterpakete
• große Übergrößen
• mehrere Standortvarianten

Der Lagerraum sollte:

• trocken sein
• vor direkter Sonneneinstrahlung schützen
• sauber gehalten werden
• übersichtlich organisiert sein
• vor Schädlingen geschützt sein
• ausreichende Regale besitzen
• eindeutig beschriftet sein

Textilien sollten nicht über längere Zeit in feuchten Kellern oder ungeeigneten Fahrzeuglagern aufbewahrt werden.

Wie lange kann Firmenkleidung gelagert werden?

Ungetragene Textilien können bei geeigneter Lagerung über längere Zeit aufbewahrt werden. Trotzdem sollte Lagerware regelmäßig kontrolliert werden.

Mögliche Risiken sind:

• Verfärbungen durch Licht
• Feuchtigkeit
• Geruchsbildung
• beschädigte Verpackungen
• veraltete Logos
• geänderte Firmenfarben
• nicht mehr passende Größenverteilung
• eingestellte Textilmodelle
• Materialalterung bei bestimmten Funktionsartikeln

Ein zu großer Bestand kann daher wirtschaftlich problematisch sein.

Überlagerung vermeiden

Überlagerung entsteht, wenn mehr Kleidung eingekauft wurde, als tatsächlich benötigt wird.

Typische Ursachen sind:

• Größen wurden falsch geschätzt
• Personalplanung hat sich geändert
• Logo wurde erneuert
• Standort wurde geschlossen
• ein Modell wird nicht akzeptiert
• Mitarbeiter bevorzugen andere Schnitte
• Artikel wurden zu großzügig bevorratet

Zur Vermeidung sollten Unternehmen:

• Verbrauchsdaten auswerten
• Bestände regelmäßig zählen
• geringe Mengen seltener Größen lagern
• keine großen Mengen personalisieren
• neue Modelle zunächst testen
• saisonale Bestände begrenzen
• Auslaufmodelle nicht übermäßig bevorraten

Unterbestand vermeiden

Ein zu kleiner Lagerbestand führt zu:

• dringenden Einzelbestellungen
• höheren Stückkosten
• längeren Wartezeiten
• privater Übergangskleidung
• uneinheitlichem Erscheinungsbild
• fehlender Ausstattung am ersten Arbeitstag
• zusätzlichem Verwaltungsaufwand
• Expresskosten

Ein funktionierender Meldebestand verhindert, dass erst bei vollständiger Leerung nachbestellt wird.

Regelmäßige Inventur durchführen

Der Bestand sollte mindestens regelmäßig überprüft werden.

Je nach Unternehmensgröße kann dies erfolgen:

• monatlich
• quartalsweise
• halbjährlich
• vor jeder Saison
• vor größeren Einstellungen
• vor Veranstaltungen

Bei der Inventur werden geprüft:

• tatsächliche Stückzahlen
• Größenverteilung
• beschädigte Ware
• veraltete Logos
• auslaufende Modelle
• falsch zugeordnete Artikel
• benötigte Nachbestellungen
• mögliche Überbestände

Ausgabemengen dokumentieren

Nur wenn Ausgaben erfasst werden, lässt sich der zukünftige Bedarf zuverlässig planen.

Dokumentiert werden sollten:

• Datum
• Mitarbeiter
• Personalnummer
• Standort
• Artikel
• Größe
• Stückzahl
• Grund der Ausgabe
• neu oder gebraucht
• personalisiert oder neutral

Mögliche Ausgabegründe sind:

• Neueinstellung
• Ersatz
• Größenwechsel
• Verschleiß
• Saisonbedarf
• Veranstaltung
• Verlust

Verbrauch nach Gründen analysieren

Ein hoher Verbrauch kann verschiedene Ursachen haben.

Beispielsweise:

• viele Neueinstellungen
• falsche Größen
• geringe Textilqualität
• häufige Beschädigungen
• unklare Rückgaberegeln
• Verluste
• zu wenige Kleidungsstücke pro Mitarbeiter
• ungeeignete Waschbedingungen

Die Analyse hilft dabei, nicht nur den Lagerbestand zu erhöhen, sondern die eigentliche Ursache zu erkennen.

Wie viele T-Shirts sollten auf Lager sein?

T-Shirts gehören meist zu den am häufigsten benötigten Artikeln.

Eine höhere Reserve ist sinnvoll, weil:

• mehrere Stück pro Mitarbeiter benötigt werden
• T-Shirts häufiger gewaschen werden
• der Verschleiß höher ist
• sie als Übergangskleidung geeignet sind
• sie in vielen Bereichen eingesetzt werden können

Je nach Unternehmensstruktur kann ein Reservebestand von etwa 10 bis 20 Prozent der regelmäßig eingesetzten T-Shirt-Menge sinnvoll sein.

Bei hoher Fluktuation oder saisonalem Bedarf kann der Wert höher liegen.

Wie viele Poloshirts sollten auf Lager sein?

Poloshirts werden häufig in Verkauf, Kundenservice, Außendienst und Gastronomie eingesetzt.

Eine mögliche Reserve liegt bei etwa 8 bis 15 Prozent des normalen Bedarfs.

Dabei sollte berücksichtigt werden:

• Damen- und Herrenmodelle
• verschiedene Farben
• unterschiedliche Abteilungen
• Namenspersonalisierung
• Größenverteilung

Neutrale Poloshirts mit allgemeinem Firmenlogo sind flexibler als personalisierte Varianten.

Wie viele Sweatshirts sollten auf Lager sein?

Sweatshirts werden seltener gewechselt als T-Shirts, sind aber als Zwischenschicht sehr wichtig.

Ein Reservebestand von etwa 5 bis 12 Prozent kann je nach Branche und Personalwechsel sinnvoll sein.

Besonders häufige Größen sollten stärker bevorratet werden.

Wie viele Fleecejacken sollten auf Lager sein?

Fleecejacken sind teurer und benötigen mehr Lagerfläche.

Ein kleinerer Reserveanteil reicht häufig aus.

Möglich sind beispielsweise:

• einzelne Stücke je Hauptgröße
• zusätzliche Größen für neue Mitarbeiter
• ein kleiner saisonaler Sicherheitsbestand

Bei Unternehmen mit vielen Außenteams kann die Reserve größer sein.

Wie viele Softshelljacken sollten auf Lager sein?

Softshelljacken sollten meist nur begrenzt bevorratet werden.

Gründe:

• höherer Einkaufspreis
• großer Lagerplatz
• unterschiedliche Passformen
• häufige Personalisierung
• saisonale Nutzung
• mögliche Modelländerungen

Sinnvoll sind häufig wenige neutrale Jacken in den wichtigsten Größen.

Personalisierte Softshelljacken werden besser gezielt nachbestellt.

Wie viele Winterjacken sollten auf Lager sein?

Winterjacken sind besonders kosten- und platzintensiv.

Ein Unternehmen sollte meist keinen sehr großen pauschalen Bestand führen.

Sinnvoll sind:

• einzelne Reservejacken in häufigen Größen
• rechtzeitige Sammelbestellungen vor dem Winter
• genaue Personalplanung
• begrenzter Sicherheitsbestand
• neutrale Modelle ohne Mitarbeiternamen

Unterschiedliche Logos erhöhen den Lagerbedarf

Je mehr Varianten eines Logos oder einer Kennzeichnung verwendet werden, desto mehr unterschiedliche Lagerartikel entstehen.

Beispiele:

• Standort Nord
• Standort Süd
• Montage
• Service
• Verkauf
• Logistik
• verschiedene Unternehmensmarken

Ein neutrales Grundlogo reduziert den Lagerbedarf.

Zusätzliche Angaben können bei Bedarf später ergänzt werden, sofern das gewählte Verfahren dies erlaubt.

Corporate-Design-Änderungen einplanen

Ein zu großer Lagerbestand ist besonders problematisch, wenn ein neues Firmenlogo oder Corporate Design geplant ist.

Vor einer größeren Einlagerung sollte geprüft werden:

• Ist eine Logoänderung vorgesehen?
• Ändern sich Firmenfarben?
• Wird ein neuer Unternehmensname eingeführt?
• Werden Standorte zusammengelegt?
• Gibt es eine neue Markenstrategie?
• Werden Textilien neu ausgeschrieben?

Bei bevorstehenden Änderungen sollte der Bestand bewusst reduziert werden.

Auslaufmodelle und Lagerstrategie

Wird ein häufig verwendetes Textilmodell eingestellt, gibt es zwei mögliche Strategien.

Größeren Restbestand sichern

Das kann sinnvoll sein, wenn:

• das Modell besonders wichtig ist
• kein gleichwertiger Ersatz verfügbar ist
• das Corporate Design langfristig unverändert bleibt
• der Verbrauch gut kalkulierbar ist

Risiken:

• falsche Größenverteilung
• gebundenes Kapital
• spätere Logoänderung
• Materialalterung
• nicht mehr benötigte Restmengen

Geordnet auf ein Nachfolgemodell wechseln

Dabei wird:

• ein Ersatzmodell ausgewählt
• ein Muster geprüft
• der Altbestand weiterverwendet
• der Wechsel dokumentiert
• ein Stichtag festgelegt

Diese Variante ist oft flexibler.

Personalpakete und Lagerbestand kombinieren

Standardisierte Mitarbeiterpakete erleichtern die Planung.

Beispiel für einen Monteur:

• fünf T-Shirts
• drei Poloshirts
• zwei Sweatshirts
• eine Fleecejacke
• eine Softshelljacke

Bei durchschnittlich fünf Neueinstellungen pro Monat lässt sich berechnen, wie viele komplette Pakete kurzfristig verfügbar sein sollten.

Statt jedes Paket vollständig vorzufertigen, können neutrale Einzelartikel nach Größen gelagert und erst bei Bedarf zusammengestellt werden.

Komplettpakete oder Einzelartikel lagern?

Fertige Mitarbeiterpakete

Vorteile:

• schnelle Ausgabe
• geringer Aufwand beim Start
• klare Zuordnung

Nachteile:

• unflexible Größenkombinationen
• höherer Lagerplatz
• Gefahr falscher Zusammenstellungen
• weniger flexibel bei Änderungen

Einzelartikel nach Größe

Vorteile:

• flexible Kombination
• geringerer Fehlbestand
• leichter Austausch
• bessere Größenanpassung

Nachteile:

• mehr Aufwand bei der Ausgabe
• Lager muss sehr ordentlich geführt werden

Für größere Unternehmen ist die Lagerung nach Einzelartikeln meist flexibler.

Firmenkleidung für Notfälle

Ein kleiner Notfallbestand kann sinnvoll sein für:

• unerwartete Kundentermine
• beschädigte Kleidung während der Schicht
• Besucher oder Aushilfen
• kurzfristige Messen
• neue Praktikanten
• verschmutzte Kleidung
• Außeneinsätze

Dieser Bestand sollte neutral und in mehreren Größen verfügbar sein.

Kosten des Lagerbestands berücksichtigen

Ein größerer Lagerbestand verursacht nicht nur Einkaufskosten.

Zusätzliche Kosten entstehen durch:

• Lagerfläche
• Regale
• Bestandsverwaltung
• Inventur
• Verpackung
• Kapitalbindung
• mögliche Überalterung
• Ausschuss bei Logoänderungen
• nicht benötigte Größen

Der wirtschaftlichste Bestand ist daher nicht der größtmögliche, sondern der kleinste Bestand, der Engpässe zuverlässig verhindert.

Lagerumschlag beobachten

Der Lagerumschlag zeigt, wie schnell Artikel ausgegeben und ersetzt werden.

Ein hoher Lagerumschlag bedeutet:

• Artikel werden regelmäßig benötigt
• größere Mindestbestände können sinnvoll sein
• Nachbestellungen sollten frühzeitig erfolgen

Ein niedriger Lagerumschlag kann bedeuten:

• Bestand ist zu hoch
• Artikel wird kaum benötigt
• falsche Größen wurden eingelagert
• Modell ist unbeliebt
• Einsatzbereich hat sich verändert

ABC-Einteilung für Firmenkleidung

Unternehmen können ihre Textilien nach Bedeutung und Verbrauch einteilen.

A-Artikel

Häufig benötigt und wichtig:

• Standard-T-Shirts
• Standard-Poloshirts
• häufige Sweatshirts
• neutrale Arbeitsjacken

Diese Artikel erhalten einen höheren und regelmäßig kontrollierten Bestand.

B-Artikel

Mittlerer Bedarf:

• Fleecejacken
• Westen
• Longsleeves
• bestimmte Abteilungsartikel

Diese Artikel werden moderat bevorratet.

C-Artikel

Selten benötigt oder teuer:

• Winterjacken
• spezielle Hemden
• seltene Größen
• Sonderfarben
• Veranstaltungstextilien

Diese Artikel werden nur begrenzt gelagert oder gezielt bestellt.

Häufige Fehler bei der Lagerplanung

Gleiche Stückzahl für jede Größe

Die tatsächliche Größenverteilung wird nicht berücksichtigt.

Zu viele personalisierte Artikel

Kleidung mit Namen kann bei Personalwechseln kaum weiterverwendet werden.

Kein Meldebestand

Die Nachbestellung erfolgt erst, wenn der Bestand bereits leer ist.

Zu großer Bestand teurer Jacken

Kapital und Lagerfläche werden unnötig gebunden.

Saisonbedarf wird zu spät geprüft

Winter- oder Sommerkleidung fehlt zum benötigten Zeitpunkt.

Kein zentraler Überblick

Mehrere Standorte bestellen unabhängig voneinander und führen doppelte Bestände.

Rückläufer werden nicht erfasst

Gereinigte und wiederverwendbare Kleidung bleibt ungenutzt.

Veraltete Logos bleiben im Lager

Alte Firmenkleidung wird versehentlich erneut ausgegeben.

Auslaufmodelle werden nicht erkannt

Nachbestellungen sind plötzlich nicht mehr möglich.

Größen werden geschätzt

Es entstehen Überbestände in selten benötigten Größen und Engpässe bei häufigen Größen.

Keine Verbrauchsauswertung

Der Bestand wird nach Gefühl statt nach tatsächlichem Bedarf geplant.

Praxisbeispiel: Handwerksbetrieb mit 60 Mitarbeitern

Ein Handwerksbetrieb beschäftigt 45 Monteure, zehn Servicetechniker und fünf Verwaltungsmitarbeiter.

Die reguläre Ausstattung umfasst:

• fünf T-Shirts pro Monteur
• zwei Poloshirts
• zwei Sweatshirts
• eine Fleecejacke
• eine Softshelljacke

Das Unternehmen stellt durchschnittlich sechs neue Mitarbeiter pro Jahr ein.

Der Reservebestand wird folgendermaßen aufgebaut:

• 35 T-Shirts in verschiedenen Größen
• 15 Poloshirts
• zwölf Sweatshirts
• sechs Fleecejacken
• fünf Softshelljacken

Die Bestände konzentrieren sich auf M, L, XL und XXL. Von XS, S, 3XL und 4XL werden jeweils nur wenige Stück vorgehalten.

Alle Reserveartikel besitzen das Firmenlogo, aber keine Mitarbeiternamen.

Der Bestand wird quartalsweise geprüft. Sobald eine Hauptgröße den definierten Meldebestand erreicht, wird eine Sammelbestellung ausgelöst.

Praxisbeispiel: Logistikunternehmen mit 400 Mitarbeitern

Ein Logistikunternehmen beschäftigt Fahrer, Lagerkräfte, Disponenten und Verwaltungspersonal.

Pro Monat beginnen durchschnittlich zwölf neue Mitarbeiter.

Das Unternehmen lagert:

• neutrale Starterpakete
• T-Shirts und Poloshirts in Hauptgrößen
• Sweatshirts für Lager und Fahrer
• einzelne Fleece- und Softshelljacken
• einen separaten Winterbestand
• neutrale Kleidung für Zeitarbeitnehmer

Die Lagerplanung basiert auf:

• dem Durchschnittsverbrauch der letzten zwölf Monate
• der Lieferzeit
• der saisonalen Personalplanung
• der Größenverteilung
• dem monatlichen Neueinstellungsbedarf

Persönliche Namen werden erst nach Abschluss der ersten Arbeitswochen ergänzt oder separat bestellt.

Praxisbeispiel: Filialunternehmen mit zehn Standorten

Ein Filialunternehmen führt ein Zentrallager und kleine Standortbestände.

Im Zentrallager liegen:

• größere Mengen häufiger Größen
• seltene Größen
• Ersatzjacken
• Saisonkleidung
• Veranstaltungskleidung

Jede Filiale hält nur:

• einige T-Shirts
• einige Poloshirts
• einzelne Sweatshirts
• eine kleine Größenreserve

Die Standorte melden ihre Bestände monatlich. Nachbestellungen werden zentral gebündelt.

Dadurch werden doppelte Lagerbestände und unterschiedliche Artikelvarianten reduziert.

Checkliste zur Bestandsplanung

Personal

• Wie viele Mitarbeiter sind beschäftigt?
• Wie viele Neueinstellungen gibt es pro Monat oder Jahr?
• Wie hoch ist die Personalfluktuation?
• Gibt es Saisonkräfte?
• Sind neue Standorte geplant?

Textilien

• Welche Artikel werden häufig benötigt?
• Welche Artikel sind teuer?
• Welche Textilien haben lange Lieferzeiten?
• Welche Modelle sind langfristig verfügbar?
• Gibt es Damen-, Herren- und Unisexvarianten?

Größen

• Welche Größen werden am häufigsten ausgegeben?
• Welche Übergrößen werden benötigt?
• Welche Größen fehlen regelmäßig?
• Gibt es unterschiedliche Größen je Artikel?

Veredelung

• Sind Reserveartikel neutral?
• Wird nur das Firmenlogo verwendet?
• Gibt es zu viele Funktions- oder Standortvarianten?
• Werden Namen erst bei Bedarf ergänzt?

Organisation

• Gibt es Mindest- und Meldebestände?
• Wird jede Ausgabe erfasst?
• Gibt es regelmäßige Inventuren?
• Ist die Verantwortung klar geregelt?
• Werden Nachbestellungen gebündelt?

Lager

• Ist ausreichend Platz vorhanden?
• Ist die Kleidung trocken und lichtgeschützt gelagert?
• Sind neue und gebrauchte Textilien getrennt?
• Sind alle Artikel eindeutig beschriftet?
• Werden alte Logos aussortiert?

Häufig gestellte Fragen

Wie viel Firmenkleidung sollte man als Reserve einplanen?

Je nach Unternehmensgröße und Personalwechsel kann eine Reserve von etwa 5 bis 20 Prozent sinnvoll sein. Saisonbetriebe oder Unternehmen mit hoher Fluktuation können einen höheren Bedarf haben.

Welche Firmenkleidung sollte auf Lager liegen?

Besonders sinnvoll sind neutrale T-Shirts, Poloshirts, Sweatshirts, Fleecejacken und einzelne Softshelljacken in häufig benötigten Größen.

Sollte Reservekleidung bereits ein Firmenlogo haben?

Ja, ein allgemeines Firmenlogo kann sinnvoll sein. Persönliche Namen sollten bei Reservekleidung möglichst vermieden werden.

Welche Größen sollten am stärksten bevorratet werden?

Die Größenverteilung sollte anhand bisheriger Bestellungen ermittelt werden. In vielen Unternehmen werden M, L, XL und XXL besonders häufig benötigt.

Sollten Übergrößen auf Lager sein?

Ja, zumindest einzelne Artikel sollten verfügbar sein. Zuvor muss geprüft werden, welche Modelle und Farben in Übergrößen angeboten werden.

Wie viel Reserve ist für neue Mitarbeiter sinnvoll?

Unternehmen sollten mindestens mehrere vollständige neutrale Starterausstattungen für kurzfristige Neueinstellungen bereitstellen.

Wie oft sollte der Lagerbestand kontrolliert werden?

Je nach Größe und Verbrauch monatlich, quartalsweise oder mindestens halbjährlich. Vor Sommer- und Wintersaison ist eine zusätzliche Kontrolle sinnvoll.

Sollten Softshell- und Winterjacken in größeren Mengen gelagert werden?

Meist nicht. Wegen höherer Kosten und größerem Platzbedarf genügt häufig ein kleiner Bestand in den wichtigsten Größen.

Wie lassen sich Überbestände vermeiden?

Durch Verbrauchsauswertung, genaue Größenstatistik, geringe Personalisierung, regelmäßige Inventur und klar definierte Mindestbestände.

Was ist ein Meldebestand?

Der Meldebestand ist die Menge, bei deren Erreichen eine neue Bestellung ausgelöst wird. Dadurch bleibt während der Lieferzeit noch ein Sicherheitsbestand verfügbar.

Ist ein zentraler Lagerbestand besser?

Bei mehreren Standorten kann ein zentrales Lager die Übersicht verbessern und doppelte Bestände reduzieren. Kleine Notfallbestände vor Ort können trotzdem sinnvoll sein.

Sollte Kleidung für Saisonkräfte personalisiert werden?

Meist nicht. Neutrale Firmenkleidung lässt sich bei wechselnden Saisonkräften mehrfach verwenden.

Fazit

Wie viel Firmenkleidung ein Unternehmen auf Lager haben sollte, hängt von Personalgröße, Fluktuation, Lieferzeiten, Größenverteilung und den verwendeten Textilien ab.

Eine Reserve von etwa 5 bis 20 Prozent kann als erste Orientierung dienen. Entscheidend ist jedoch die differenzierte Planung nach Artikelgruppen. T-Shirts und Poloshirts werden häufiger benötigt und sollten stärker bevorratet werden als teure Softshell- oder Winterjacken.

Reservekleidung sollte möglichst neutral bleiben. Ein allgemeines Firmenlogo ist sinnvoll, während Mitarbeiternamen, seltene Funktionen und kurzfristige Projektangaben die Wiederverwendbarkeit einschränken.

Besonders wichtig sind:

• Mindestbestand
• Meldebestand
• Sicherheitsbestand
• reale Größenstatistik
• regelmäßige Inventur
• Erfassung aller Ausgaben
• rechtzeitige Nachbestellung
• zentrale Artikeldokumentation

Der ideale Lagerbestand ist nicht möglichst groß. Er ist so bemessen, dass neue Mitarbeiter und kurzfristige Ersatzbedarfe zuverlässig versorgt werden, ohne unnötig Kapital, Lagerfläche und Textilien zu binden.